از همه ابزارهای موجود در تیم های مایکروسافت ، ویکی تا حد زیادی کم استفاده ترین ویژگی است. علی رغم اینکه یک ابزار مفید برای بهره وری است ، تنها تعداد کمی از تیم ها از ابزار ویکی در کانال های خود استفاده می کنند.
این به این دلیل است که به نظر می رسد اکثر مردم نمی توانند نحوه عملکرد آن را به وضوح درک کنند. اگر با نحوه استفاده از ویکی در تیم های مایکروسافت آشنا نیستید ، این مقاله برای شما مناسب است!
ابزار ویکی در تیم های مایکروسافت چیست؟
Wikis یک برنامه پیش فرض تیم های مایکروسافت است که به اعضای تیم اجازه می دهد از کانال های خود برای ایجاد ، افزودن یا ویرایش اطلاعات درون تیم های مایکروسافت استفاده کنند. به عنوان ویرایشگر متن هوشمند و ابزار ارتباطی برای تیم عمل می کند.
همچنین به شما امکان می دهد بخشهای مختلفی را در کانال تیمها راه اندازی کنید و با سایر اعضا برای جمع آوری اطلاعات در یک مکان متمرکز همکاری کنید. کارهای زیادی وجود دارد که می توانید با ویکی در تیم های مایکروسافت انجام دهید.
ایجاد برگه ویکی
اگرچه هر کانال در تیم های مایکروسافت دارای برگه پیش فرض ویکی است ، اما بسته به نیاز خود در آن زمان و اندازه تیم خود می توانید برگه های اضافی ایجاد کنید. حتی می توانید ویکی اصلی همراه با تیم های Microsoft را حذف کرده و ویکی سفارشی خود را ایجاد کنید .
برای ایجاد یک برگه جدید ویکی ، مراحل زیر را دنبال کنید:
- روی دکمه افزودن برگه در برگه ویکی خود کلیک کنید.
- ویکی را جستجو کرده و انتخاب کنید.
- نام ویکی خود را به دلخواه تغییر دهید. (یک نام ایده آل می تواند موضوع ویکی باشد زیرا این امر پیدا کردن آن را آسان تر می کند).
- روی ذخیره کلیک کنید.
- شروع به افزودن اطلاعات به ویکی خود کنید.
افزودن صفحات
اولین چیزی که باید در مورد برگه ویکی خود بدانید نحوه افزودن صفحات است. هنگامی که صفحه اول را ایجاد کردید و می خواهید صفحات اضافی با اطلاعات اضافی اضافه کنید ، به سادگی:
- منوی ویکی خود را با فشار دادن دکمه در بالا سمت چپ جمع کنید.
- روی گزینه New Page کلیک کنید.
- صفحه خود را تغییر نام دهید
- در نهایت ، روی صفحه کلیک کنید و ویرایش را شروع کنید.
مشاهده صفحه ویکی
برای مشاهده صفحه ویکی موجود از قبل:
- برگه ویکی مورد نظر خود را از کانال تیم خود انتخاب کنید.
- پس از باز شدن ، صفحه را برای ویکی که می خواهید به آن دسترسی پیدا کنید اسکن کنید.
- برای مشاهده صفحات و بخش های موجود روی دکمه Expand Wiki کلیک کنید.
- صفحه یا بخش مورد نظر خود را انتخاب کنید ، ویکی آن را روی صفحه نمایش می دهد.
ویرایش صفحه ویکی
یکی از مزایای استفاده از صفحات ویکی این است که همیشه می توانید اطلاعات را بدون مشکل ویرایش و به روز کنید. تا زمانی که به صفحات دسترسی دارید ، به طور خودکار اجازه ویرایش صفحه را دارید.
این تا حد زیادی به نفع تیم هایی است که در یک پروژه همکاری می کنند. برای ویرایش صفحه ویکی:
- روی هر اقدامی در صفحه ویکی مورد نظر خود کلیک کنید تا حالت ویرایش فعال شود.
- تغییرات یا اضافات خود را در صفحه وارد کنید.
- با استفاده از گزینه های قالب بندی ، صفحه را به دلخواه قالب بندی کنید.
توجه داشته باشید که ویکی همه گزینه های قالب بندی محبوب ، از جمله پررنگ ، مورب ، زیر خط و غیره را دارد.
افزودن بخش ها
افزودن بخش هایی به صفحات ویکی شما به شما کمک می کند تا محتویات صفحات ویکی خود را در زیر بخش ها سازماندهی کنید. همچنین برقراری ارتباط و اظهار نظر در مورد بخشهای خاص بدون کلی بودن را برای شما و تیم شما آسان می کند.
می توانید چندین بخش را در یک صفحه ویکی ایجاد کرده و برای دسترسی راحت تر آنها را برچسب گذاری کنید. برای انجام این:
- نشانگر را روی عنوان بخش موجود ببرید.
- روی نماد + که ظاهر می شود کلیک کنید و از شما می خواهد که بخش جدیدی را در اینجا اضافه کنید .
- بخش جدیدی در بخش قبلی شما ظاهر می شود. نام آن را تغییر دهید و اطلاعات دلخواه را اضافه کنید.
ویرایش بخش های خود
شما می توانید بخش های موجود خود را با تنظیم ترتیب یا حتی حذف بخش هایی که نمی خواهید ویرایش کنید.
- برای بررسی بخش های خود ، روی منوی Collapse Section واقع در سمت چپ صفحه کلیک کنید.
- بخشهای خود را با حرکت دادن آنها به بالا یا پایین به دلخواه تنظیم مجدد کنید.
- اگر نیازی به بخشی در صفحه ویکی خود ندارید ، می توانید آنها را با کلیک روی گزینه های بیشتر > حذف حذف کنید .
ذکر افراد در صفحه ویکی
همکاری در صفحه ویکی اغلب مستلزم این است که توجه هم تیمی های خود را به صفحه خاصی جلب کنید. برای کشاندن آنها به صفحه ، می توانید از @ mentions و نام کاربری آنها استفاده کنید.
این ویژگی هنگامی مفید است که نیاز به عملکرد یک عضو خاص داشته باشید نه کل تیم. برای ذکر یک همکار:
- در صفحه باز شده ویکی که در حال ویرایش آن هستید یک @ به همراه نام شخص وارد کنید.
- از لیست پیشنهادی که ظاهر می شود ، همکار مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- سپس اعضای تیم اعلانی از این نام دریافت می کنند و پاسخ آنها را به دنبال دارد
شروع بخش گفتگو
هنگام انجام صفحات ویکی ، ممکن است از اعضای تیم بخواهید در مورد صفحات ویکی که روی آنها کار می کنید مشارکت کرده و نظر دهند. با این حال ، آخرین چیزی که می خواهید این است که این نظرات در خود صفحات ویکی ظاهر شوند.
برای جلوگیری از این امر ، می توانید یک بخش مکالمه جداگانه برای این بحث ها ایجاد کنید.
- در حاشیه سمت راست قسمت ، دکمه Show Section Conversation را انتخاب کنید.
- در قسمت مکالمه که ظاهر می شود ، پیام مورد نظر خود را تایپ کنید.
- روی ارسال کلیک کنید.
- توجه داشته باشید که اعضای تیم نیز می توانند این مکالمه را در کانال تیم مشاهده کنند.
مزایای استفاده از ویکی در تیم شما
اکنون که همه چیز درباره ویکی ها و نحوه عملکرد آنها می دانید ، شاید به دنبال راه های جدیدی برای ادغام آنها در تیم خود هستید. در اینجا چند ایده برای استفاده از ویکی ها آمده است.
قوانین کار
هر سازمانی به قوانین متکی است تا بتواند بدون مشکل اجرا شود. شما نیز از این قاعده مستثنی نیست. می توانید از ویکی ها برای ضبط و به اشتراک گذاری قوانین شرکت خود با کل تیم خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، اگر با یک تیم از راه دور کار می کنید ، ممکن است بخواهید یک صفحه ویکی ایجاد کنید تا آنها را در مورد آنچه از آنها انتظار دارید راهنمایی کند.
منابع
اگر با روش ایده آل برای صدور ورود تیم به اعضا بدون خطر دسترسی غیرمجاز دست و پنجه نرم می کنید ، باید آنها را در ویکی ارسال کنید. به این ترتیب ، شما می توانید دسترسی محدود را فقط برای کسانی که به منابع نیاز دارند ، حفظ کنید ، در حالی که امنیت آنها را حفظ می کنید. اعضای تیم همچنین می توانند پیوندهای مربوطه را به اشتراک بگذارند که به آنها در انجام وظایف خود کمک می کند.
دستورالعمل ها و دستورالعمل ها
صفحات ویکی برای ترسیم دستورالعمل هایی مناسب هستند که ممکن است بخواهید در کل تیم با آنها ارتباط برقرار کنید. این دستورالعمل ها ممکن است شامل دستورالعمل های پروژه یا سلسله مراتب محل کار باشد. همه اینها زمانی مفید خواهد بود که با کارمندان جدید سر و کار داشته باشید. همچنین برای دستورالعمل ها و مراحل مفیدی که ممکن است اعضای تیم شما هر از گاهی نیاز به مراجعه داشته باشند بسیار عالی است.
سوالات متداول
آیا تیم شما دارای بخش سوالات متداول است؟ اگر نه ، پس باید یکی را با Microsoft Teams ایجاد کنید. شما می توانید از ویکی به همراه سوالات متداول خود برای طرح تمام س questionsالاتی که ممکن است در تیم ایجاد شود ، استفاده کنید ، مانند اینکه تیم باید چه فرایندهایی را انجام دهد و چه زمانی. این می تواند برای تیم شما بسیار مفید باشد.
به اشتراک گذاشتن یادداشت ها در مورد یک پروژه
آیا پروژه ای دارید که باید به صورت مرحله ای اجرا کنید؟ سپس به یک دفترچه مجازی احتیاج دارید که شامل تمام جزئیات هر مرحله از پروژه باشد و در هر مرحله از پروژه برای همه اعضای تیم قابل دسترسی باشد.
صفحات ویکی به تیم شما این امکان را می دهد. با استفاده از صفحات ویکی ، اعضای تیم می توانند تمام اطلاعات مربوط به مرحله پروژه خود را برای مرجع تیم بعدی توضیح دهند. این اجازه می دهد تا یکپارچه انتقال و افزایش بهره وری.
همین امروز بهره وری خود را افزایش دهید
یکی از بهترین راه ها برای افزایش بهره وری در تیم خود ، تشویق استفاده از ویکی ها است. با استفاده از ویکی ، متخصصان تیم می توانند دانش خود را به اشتراک بگذارند و مخزنی ایجاد کنند که اعضای جدید تیم می توانند دستورالعمل ها و دانش فنی را از آن تهیه کنند.
این به شما کمک می کند تا هر بار که یک عضو جدید تیم سوار می شود ، از آموزش های غیر ضروری و تکراری صرفه جویی کنید.
