حتی در عصر حاضر که تقریباً همه چیز آنلاین و مجازی است ، باز هم نمی توان مدرک فیزیکی دریافت کرد. و بهترین راه برای حفظ این اسناد این است که آنها را اسکن کرده و روی هارد دیسک ، فضای ابری یا NAS ذخیره کنید.
برای انجام این کار ، به یک چاپگر چند منظوره یا همه در یک نیاز دارید. با این حال ، راه اندازی و استفاده از این دستگاه ها ممکن است گیج کننده باشد. آنها اغلب به برنامه ها و درایورهای متفاوتی احتیاج دارند ، حتی اگر از مدلهای دیگر از یک سازنده استفاده می کنید.
خوشبختانه ویندوز و مک به شما اجازه می دهند این کار را به راحتی انجام دهید. در اینجا چگونه است.
اسکن در ویندوز
اگر از کاربران ویندوز هستید ، رایانه شما به طور خودکار دستگاه را هنگامی که از طریق پورت USB به برق متصل شده است ، تشخیص می دهد. این که آیا چاپگر شما دستگاهی بی سیم یا شبکه ای است ، Windows به طور خودکار آن را تشخیص می دهد ، مشروط بر اینکه به شبکه شما وصل شده باشد یا به بلوتوث کامپیوتر متصل باشد.
اما اگر رایانه شما آن را تشخیص نداد ، باید دستگاه را به صورت دستی راه اندازی کنید.
افزودن چاپگر به صورت دستی
قبل از شروع این روش ، باید موارد زیر را تضمین کنید: چاپگر شما قدرت دارد ، روشن است و به رایانه شما متصل است. اگر چاپگر شبکه یا بی سیم دارید ، باید بررسی کنید که آیا به همان شبکه ای که رایانه شما از آن استفاده می کند وصل شده است یا خیر.
پس از بررسی مجدد موارد فوق ، سعی کنید چاپگر خود را مجدداً راه اندازی کنید و ببینید آیا رایانه شما آن را اکنون تشخیص می دهد یا خیر. اگر باز هم نشد ، بیایید چاپگر خود را به صورت دستی اضافه کنیم.
ابتدا بر روی دکمه Start کلیک کنید ، سپس به تنظیمات بروید . در پنجره تنظیمات ، به دستگاهها > چاپگرها و اسکنرها بروید . در بخش افزودن چاپگرها و اسکنرها ، دکمه افزودن چاپگر یا اسکنر را انتخاب کنید. منتظر رایانه باشید تا سعی کند دستگاههای نزدیک را پیدا کند ، هر دو مستقیماً به رایانه شما یا از طریق شبکه متصل هستند.
هنگامی که رایانه شما همه دستگاه های مجاور را تشخیص داد ، دستگاهی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید و روی افزودن دستگاه کلیک کنید. سپس دستگاه شما به طور خودکار اضافه می شود و می توانید بعداً آن را از بین گزینه های اسکن خود انتخاب کنید.
با این حال ، اگر این اتفاق نیفتاد ، روی پیوند چاپگر مورد نظر من لیست نشده کلیک کنید. سپس Windows یک جادوگر را باز می کند تا چاپگر شما را اضافه کند. برای نصب دستگاه خود فقط دستورالعمل ها را دنبال کنید.
پس از افزودن سخت افزار ، می توانید برنامه ها را باز کنید تا اسکن شما شروع شود. ویندوز دو روش اسکن اسناد را ارائه می دهد. اولین برنامه قدیمی Windows Fax and Scan و دوم برنامه جدیدتر Windows Scan است . در زیر به هر دو می پردازیم.
فکس و اسکن ویندوز
روی Start کلیک کنید ، سپس به Windows Accessories > Windows Fax and Scan بروید تا به برنامه دسترسی پیدا کنید. در پنجره Windows Fax and Scan ، New Scan را انتخاب کنید. سپس یک پنجره New Scan ظاهر می شود. اطمینان حاصل کنید که دستگاه صحیح را در زیر اسکنر انتخاب کرده اید . در غیر این صورت ، روی Change… کلیک کنید تا مورد مناسب را انتخاب کنید.
هنگامی که دستگاه خود را انتخاب کرده اید و تنظیمات اسکن خود را تنظیم کرده اید ، روی Preview کلیک کنید تا اسکن آغاز شود و ببینید سند شما چگونه ظاهر می شود. و هنگامی که از نتایج راضی بودید ، روی اسکن کلیک کنید تا تصویر اسکن و ذخیره شود.
سپس تصویر ذخیره شده در پنجره اصلی برنامه Windows Fax and Scan ظاهر می شود. اگر می خواهید به فایل دسترسی پیدا کنید ، معمولاً در پوشه اسناد > اسناد اسکن شده شما ذخیره می شود.
اسکن ویندوز
این برنامه معمولاً در ویندوز از پیش نصب نشده است. ابتدا باید به Microsoft Store بروید ، Windows Scan را جستجو کرده و سپس آن را بارگیری و نصب کنید. پس از راه اندازی ، با کلیک روی اسکن ، آن را از منوی استارت خود راه اندازی کنید .
یک پنجره اسکن جدید ظاهر می شود. اگر چند اسکنر دارید ، دستگاه مناسب را انتخاب کنید ، نوع پرونده ای را که می خواهید اسکن شما ذخیره شود انتخاب کنید و سپس پیش نمایش را فشار دهید. سپس اسکن خود را در پنجره اصلی مشاهده خواهید کرد. همچنین می توانید لبه های فایل خود را با کشیدن و انداختن حلقه های سفید در گوشه های فایل خود تنظیم کنید.
هنگامی که تنظیمات خود را نهایی کردید ، روی اسکن کلیک کنید. پس از اسکن فایل شما ، برنامه پنجره ای در بالای پنجره نشان می دهد که نام فایل اسکن و محل ذخیره آن را به شما می گوید. روی View کلیک کنید تا فایل در یک برنامه عکس باز شود یا وقتی کارتان تمام شد ، Close را فشار دهید. می توانید به فایل ذخیره شده در پوشه Pictures > Scans دسترسی داشته باشید.
در حال اسکن در مک
اگر رایانه Apple دارید ، می توانید با استفاده از دستگاه خود از هر چاپگر چند منظوره اسکن کنید. ابتدا به System Preferences > Printers & Scanners بروید تا بررسی کنید که آیا چاپگر چند منظوره شما روی سیستم شما نصب شده است یا خیر. باید آن را در ستون سمت چپ مشاهده کنید. در غیر این صورت ، باید آن را اضافه کنید.
افزودن چاپگر خود
برای انجام این کار ، روی علامت + کلیک کنید. سپس پنجره Add Printer ظاهر می شود. اگر از چاپگر USB استفاده می کنید ، باید به طور خودکار در این پنجره فهرست شود. اما اگر از چاپگر شبکه استفاده می کنید ، باید روی نماد IP کلیک کرده و با استفاده از آدرس شبکه آن را تنظیم کنید.
با این حال ، اگر هنوز دستگاه شما در پنجره Add Printer یافت نشد ، باید به وب سایت مارک چاپگر خود مراجعه کرده و درایورهای مربوطه را بارگیری کنید.
شروع اسکن خود
پس از نصب دستگاه بر روی مک ، به چاپگرها و اسکنرها بازگردید. دستگاهی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید ، سپس روی برگه اسکن کلیک کنید. شما باید نام دستگاه خود را در پنجره اصلی ببینید ، سپس در زیر آن ، روی دکمه باز کردن اسکنر … کلیک کنید.
سپس یک پنجره اسکنر باز می شود. در نوار پایین ، پوشه ای را که می خواهید فایل اسکن شده شما ذخیره شود انتخاب کنید ، اندازه کاغذ سند خود را انتخاب کنید ، سپس اسکن را فشار دهید. چاپگر ابتدا یک اسکن اولیه را برای تعیین اسنادی که با آن کار می کند ، اجرا می کند. سپس هر سند شناسایی شده را اسکن کرده و به عنوان یک فایل جداگانه ذخیره می کند.
برای یافتن فایلی که اخیراً اسکن کرده اید ، به پوشه ای که در پاراگراف قبلی انتخاب کرده اید مراجعه کنید.
دیجیتالی کردن زندگی شما
قطعاً بهتر است نسخه های دیجیتالی مهمترین فایلهای فیزیکی خود را نگه دارید. اینها می تواند شناسنامه ، عنوان دارایی و قرارداد شما باشد. به این ترتیب ، حتی اگر سند اصلی را گم کنید ، همچنان به نسخه های آنها برای مرجع خود دسترسی دارید.
با این حال ، هرجا که این نسخه ها را ذخیره می کنید ، همیشه مطمئن شوید که در مکانی امن قرار دارد. اگر آن را در رایانه یا سرویس ذخیره سازی ابری ذخیره می کنید ، مطمئن شوید که رمزگذاری شده است. و اگر آن را در یک سرور آفلاین نگهداری می کنید ، آن درایوها را در یک گاوصندوق قفل شده ایمن کنید. به این ترتیب ، گرانقیمت ترین وسایل شما ، مانند هویت شما ، به راحتی قابل سرقت نیستند.
