کار در Excel می تواند بارهای زیادی را در مورد دستور زبان ایجاد کند. بر خلاف Microsoft Word ، Excel تغییرات دستوری خودکار را در کار شما ایجاد نمی کند. وقتی کار بی کیفیت ارسال می کنید ، می تواند بسیار شرم آور باشد.
خوشبختانه ، روشهای متعددی وجود دارد که می توانید خطاها را در برگه ها و کتابهای کار خود در Excel اصلاح کنید. در این مقاله ، ما نکاتی در مورد نحوه املا و دستور زبان در Microsoft Excel ارائه می دهیم.
فعال کردن دستی Grammar Checker
می توانید با فشار دادن F7 در حالی که هنوز در کاربرگ اکسل خود هستید ، غلط گیر املا و دستور زبان را فعال کنید. اگر روی رایانه شما کار نمی کند ، برای فعال کردن دستور زبان دستورالعمل زیر را دنبال کنید:
1. در حالی که هنوز روی فایل اکسل خود هستید ، برگه Review را انتخاب کنید.
2. روی Spelling کلیک کنید.
3. یک کادر محاوره ای حاوی اولین غلط املایی ، با گزینه هایی برای تغییر ، نادیده گرفتن یا افزودن آن به فرهنگ لغت سفارشی خود مشاهده خواهید کرد.
4- غلط املایی را برطرف کنید و کادر محاوره ای به طور خودکار خطای بعدی را نمایش می دهد.
گزینه های مختلف بررسی گرامر
بسته به ماهیت فایل و میزان داده های موجود در آن ، می توانید از سه روش مختلف برای بررسی دستور زبان کار خود استفاده کنید. بسته به فوریت و نیاز شما ، می توانید سلول ها و محدوده های جداگانه ، کاربرگ های انتخاب شده یا کل کتاب کار را بررسی کنید. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای هر دسته آمده است:
1. بررسی سلول های جداگانه
- سلول مورد نظر خود را انتخاب کرده و روی میانبر F7 در صفحه کلید خود کلیک کنید تا املا آن را بررسی کنید.
- یک کادر محاوره ای پیشنهادات املایی را نشان می دهد. نحوه حل خطا را با تصحیح ، نادیده گرفتن یا افزودن کلمه به فرهنگ لغت انتخاب کنید.
2. بررسی محدوده سلول ها
برای بررسی املایی چندین سلول در یک کاربرگ واحد:
1. سلولهایی را که می خواهید املای آنها را بررسی کنید ، یعنی D3: D10 را انتخاب کنید .
2. با استفاده از F7 یا انتخاب Review > Spelling ، غلطگیر املا را فعال کنید .
3. خطاهای املایی را با تغییر یا افزودن به فرهنگ لغت سفارشی یا نادیده گرفتن آنها حل کنید.
3. بررسی املا در برگه های انتخاب شده
با انتخاب آنها در برگه پایین ، می توانید املا را در برگه های خاص بررسی کنید.
1. کلید Ctrl را روی صفحه کلید خود فشار دهید و همزمان روی برگه هایی که می خواهید املا را بررسی کنید کلیک کنید.
2. با فشار دادن کلید F7 روی صفحه کلید خود ، املای املایی را فعال کنید.
3. یک کادر محاوره ای ظاهر می شود. خطای املایی نمایش داده شده را برطرف کنید. سپس کادر خطای بعدی را پی در پی نشان می دهد تا زمانی که کل طیف کاربرگ ها عاری از خطا باشد.
4. بررسی املای کل کتاب کار
هنگام کار با یک کتاب کامل ، می توانید با بررسی غلط املایی آن به طور جمعی ، کار خود را آسان کنید.
1. هر کاربرگ را در دفترچه کار خود انتخاب کرده و روی آن راست کلیک کنید تا یک منوی بازشو ظاهر شود.
2. روی Select All Worksheets کلیک کنید.
3. کلید F7 را روی صفحه کلید خود فشار دهید ، یک کادر گفتگوی املایی ظاهر می شود.
4. غلط های املایی را تا زمانی که به آخرین تصحیح برسید نمایش دهید.
بررسی دستور زبان با استفاده از ماکروهای VBA
اگر به دنبال روش خودکار تری هستید ، باید از ماکروهای بررسی غلط املایی VBA استفاده کنید. این ماکروها خطوط کد در Microsoft Excel هستند که به شما امکان می دهد کلمات غلط املایی را شناسایی کرده و جایگزین کنید.
ماکروهای VBA از آنجایی که از رنگهای بصری برای برجسته کردن کلمات غلط املایی استفاده می کنند ، بسیار واضح تر و مکان یابی آنها آسان تر است. برای استفاده از VBA Macro ، باید VBA Macro خود را در ویرایشگر Excel ایجاد کنید:
1. فایل Excel مورد نظر خود را باز کنید.
2. کلیدهای Alt+F11 را فشار دهید . با این کار پنجره Excel VBA Editor باز می شود.
3. بر روی Insert > Module کلیک کنید .
4. این کد را در ویرایشگر ماژول قرار دهید :
Sub ColorMispelledCells()
For Each cl In ActiveSheet.UsedRange
If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _
cl.Interior.ColorIndex = 12
Next cl
End Sub
5. کلید F5 را روی صفحه کلید خود فشار دهید تا ماکرو اجرا شود.
6. همه کلمات غلط املایی در کاربرگ شما اکنون باید برجسته شوند ، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
اصلاح در حین تایپ
بهترین راه برای صرفه جویی در وقت در اکسل ، اصلاح خطاها در حین کار است. به این ترتیب ، زمان اضافی برای تصحیح غلط املایی انباشته شده در کل حجم کار نخواهید داشت. برای تصحیح خطاها هنگام تایپ ، می توانید از ویژگیهای AutoCorrect و AutoComplete در Excel استفاده کنید.
ویژگی تکمیل خودکار اغلب در اکثر برنامه های Excel به طور پیش فرض فعال است. هنگام تایپ ورودی های منطبق در سلول های مختلف در کاربرگ ، دقت شما را حفظ می کند.
از سوی دیگر ، AutoCorrect خطاها را در صورت وقوع برطرف می کند. با این حال ، باید از قبل آن را فعال کنید. در اینجا نحوه فعال سازی آن آمده است.
1. روی File > Options کلیک کنید.
2. پنجره Excel Options ظاهر می شود. بر روی دسته اثبات (Proofing) کلیک کنید > گزینه های تصحیح خودکار> خطاهای رایج را بررسی کنید.
3. روی Ok کلیک کنید.
اضافه کردن کلمات به فرهنگ لغت سفارشی شما
هنگام تایپ کلمات خارجی که در فرهنگ لغت وجود ندارد ، یعنی نام یک شرکت یا نام بومی شخص ، اکسل آن را به عنوان نادرست علامت گذاری می کند. برای جلوگیری از این امر در آینده ، باید این کلمه را به فرهنگ لغت سفارشی خود اضافه کنید.
1. روی File > Options > Proofing کلیک کنید.
2. بر روی واژه نامه های سفارشی کلیک کنید .
3. فرهنگ لغت سفارشی خود را انتخاب کنید یا یک فرهنگ لغت سفارشی جدید ایجاد کنید.
وقتی فرهنگ لغت سفارشی شما آماده شد ، می توانید کلمات را با کلیک روی دکمه افزودن به فرهنگ لغت در هر زمان که Excel یک کلمه صحیح را به عنوان نادرست علامت گذاری کرد ، به آن اضافه کنید. توجه داشته باشید که Excel تا زمانی که این کلمه هنوز در فرهنگ لغت سفارشی شما باشد خطا را نادیده می گیرد.
بررسی گرامر زبانهای مختلف
همچنین می توانید متن و ورودی هایی را که به زبان های دیگر غیر از زبان سیستم پیش فرض شما هستند ، بررسی کنید. برای انجام این:
1. روی File > Options کلیک کنید.
2. در کادر محاوره ای Excel Options ، روی زبانها > افزودن زبانهای ویرایش اضافی کلیک کنید.
3. یک زبان را از منوی کشویی انتخاب کنید ، افزودن را انتخاب کنید.
4- روی Ok کلیک کنید.
منابع گرامری اضافی در Excel
اصطلاحنامه
اگر می خواهید مترادف در برنامه Excel را جستجو کنید ، اصطلاح نامه Excel یک ابزار ارزشمند است. می توانید از آن برای چاشنی زنجیره های خسته کننده داده های تکراری استفاده کنید. برای استفاده از اصطلاحنامه:
1. روی کلمه ای که می خواهید مترادف آن را بیابید کلیک کنید.
2. بر روی Review > Thesaurus کلیک کنید .
3. کلمه ای را که مناسب ترین است انتخاب کرده و Insert را انتخاب کنید .
ویژگی Thesaurus در تقویت دستور زبان در کاربرگ شما مفید است.
ترجمه کردن
هنگام کار با ورودی های داده به زبان های مختلف ، ویژگی ترجمه ضروری است. گاهی اوقات ممکن است اکسل کلمه ای را با غلط املایی علامت گذاری کند در حالی که به معنای واقعی آن به زبان خارجی است. برای ترجمه یک کلمه خارجی:
1. روی کلمه ای که می خواهید ترجمه کنید کلیک کنید.
2. بررسی > ترجمه را انتخاب کنید .
3. از منوی ظاهر شده منبع زبان و زبان مقصد را انتخاب کنید.
4. سپس Insert را انتخاب کنید .
پژوهش
احتمالاً هنگام کار با اکسل با یک یا دو کلمه جدید روبرو شده اید. دکمه Research به شما امکان می دهد از منابع آنلاین موجود برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد هر موضوعی استفاده کنید.
اگر در مورد معنی کلمه مطمئن نیستید ، این ابزار می تواند بسیار مفید باشد. برای جستجوی یک کلمه:
1. بر روی Review > Research کلیک کنید .
2. در پنجره Search For که ظاهر می شود ، کلمه ای را که می خواهید در مورد آن تحقیق کنید تایپ کنید.
3. مراجع آنلاین مورد نظر خود را انتخاب کنید.
4- گزینه Start Searching را انتخاب کنید .
اگر غلط املایی اکسل کار نمی کند چه باید کرد؟
ممکن است نتوانستید غلطگیر املایی خود را فعال کنید زیرا فایل اکسل شما با رمز عبور محافظت می شود. در این حالت ، شما باید این حفاظت را لغو کنید یا املای خود را با استفاده از ماکرو بررسی کنید.
دلیل دیگری که ممکن است غلط املایی شما کار نکند این است که یک سلول را در حالت ویرایش انتخاب کرده اید. در این حالت ، املای املایی فقط سلول انتخاب شده را تصحیح می کند تا کل کاربرگ را. برای حل این مشکل ، قبل از اجرای املای خود ، روی برگه کاربرگ کلیک کنید.
همچنین توجه داشته باشید که املای اکسل و دستور زبان در سلول های حاوی فرمول کار نمی کند. برای سلول های دارای فرمول ، باید روی سلول خاص کلیک کنید و سپس آن را از نوار فرمول تصحیح کنید.
در نهایت ، اگر واژه نامه سفارشی مایکروسافت را فعال نکرده باشید ، ممکن است غلط گیر شما کار نکند. راه های زیادی برای سفارشی کردن فرهنگ لغت و اطمینان از بهترین کارکرد آن در همه برنامه های مایکروسافت وجود دارد.
تصحیح ساده تر شده
تصحیح دستی فایل های Excel شما هرگز آسان نبوده است. خوشبختانه ، شما می توانید میانبرهای سفارشی ایجاد کنید که به شما کمک می کند تا کل فرآیندها را خودکار کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها بسیار ساده تر و قابل کنترل هستند.
ترکیب همه روشهای موجود در این مقاله باعث می شود کار شما بدون هیچ گونه خطای فاحش گرامری کامل باشد. بنابراین اکنون می توانید با کاربرگهای نامرغوب خداحافظی کنید!
