امنیت داده ها در بخش فناوری اطلاعات مدرن به یک نگرانی تبدیل شده است. جدا از نقض داده ها ، در مورد از دست دادن تصادفی و عمدی داده ها و حذف داده ها نیز مراقب باشید.
از آنجا که سایت های تیم SharePoint داده های حساس را ذخیره می کنند ، باید آنها را در برابر هرگونه تهدید داخلی یا خارجی ایمن کنید. در این مقاله ، ما نکاتی را برای ایمن سازی سایت های تیم SharePoint که کار می کنند به اشتراک می گذاریم.
1. برای هر تیم یک مدیر تعیین کنید
یکی از اشتباهاتی که اغلب منجر به از دست رفتن داده می شود این است که چندین نفر را سرپرست یک سایت تیمی می کند. اگر پنج سرپرست ایجاد کنید ، چگونه متوجه خواهید شد که مسئول حذف سایت یا اشتراک گذاری غیر مجاز کیست؟ برای جلوگیری از چنین مشکلاتی ، مطمئن شوید که یک سایت تیم دارای یک سرپرست واحد باشد.
این روش نه تنها احتمال نشت داده ها را کاهش می دهد ، بلکه افراد دارای دسترسی کامل به وب سایت یا گروه سایت SharePoint را نیز محدود می کند.
2. IP ها و مکانهای خاص لیست سفید
در حالی که لیست سیاه یک شماره مزاحم ممکن است برای تلفن شما کار کند ، در مورد داده های سایت تیم SharePoint ، باید در لیست سفید باشد. شما ممکن است IP و موقعیت جنایتکاران را ندانید ، اما مطمئناً مکان و IP خود را می دانید. شما باید تأیید IP را از جایی که شما و تیم خود به سایت تیم SharePoint دسترسی دارید تعیین کنید.
اگر تیمی از راه دور از مکان های توزیع شده کار می کنید ، اجرای این روش ممکن است بهترین ایده نباشد. با این حال ، شما همیشه می توانید مکانهای تعیین شده را در لیست سفید قرار دهید تا احتمال نقض اطلاعات را به حداقل برسانید.
3. فعال کردن فرآیند حفظ خودکار داده ها
از دست دادن داده ها همیشه ناشی از حذف تصادفی داده ها نیست. شما ممکن است مجموعه ای از داده ها را حذف کنید ، زیرا تصور می کنید آنها غیر ضروری هستند. اما بعداً از اهمیت آن آگاه می شوید.
در چنین سناریوهایی ، حفظ خودکار داده ها می تواند مفید باشد. یک خط مشی مناسب برای حفظ داده ها تنظیم کنید تا در برابر حذف ناخواسته و موارد دیگر کار کند.
بسته به نیاز شما ، ممکن است سیاست های مبتنی بر برچسب را برای یک فایل ، پوشه یا کتابخانه اعمال کنید. همچنین می توانید یک خط مشی برای کل سایت تنظیم کنید.
4. همیشه تنظیمات اشتراک گذاری را سفارشی کنید
به اشتراک گذاری ممکن است در فرهنگ اداری امری بی اهمیت به نظر برسد و اکثر مردم توجه چندانی به آن ندارند. وقتی نوبت به مجوزهای اشتراک گذاری SharePoint می رسد ، داستان دیگری است. به شما امکان می دهد یک مورد را با استفاده از یک پیوند واحد با هر کسی در SharePoint به اشتراک بگذارید.
از آنجا که این یک خطرات امنیتی حیاتی را شامل می شود ، شما باید آن را مدیریت کنید در حالی که تمام امکانات و ملاحظات را در نظر دارید. همه مجوزهای اشتراک گذاری تنظیم شده در سطوح مختلف را مرور کرده و موارد لازم را سفارشی کنید.
5. کنترل مجوزهای دسترسی به سایت
اگر می خواهید امنیت سایت تیم SharePoint را تقویت کنید ، باید کنترل کنید که چه افرادی به کدام بخش از آن دسترسی دارند.
گاهی اوقات ، کاربران مجوزهای بیشتری نسبت به آنچه که واقعاً نیاز دارند دارند. اگر دسترسی بیش از حد واقعی به کتابخانه محتوای شیرپوینت شما داده شود ، در معرض خطر قرار می گیرد.
6. اسناد را فقط برای مخاطبان هدف فعال کنید
هدف گیری مخاطب ویژگی ای است که به شما امکان می دهد بر اساس نقش کاربران به محتوا دسترسی داشته باشید. اگرچه این یک ویژگی امنیتی نیست ، اما اطمینان می دهد که اعضای تیم آنچه را که باید ببینند می بیند و هیچ چیز دیگر.
به این ترتیب ، می توانید داده های سایت تیم را از دسترسی غیر مجاز ذخیره کنید. این ویژگی برای ناوبری ، صفحات و اسناد در دسترس است.
7. ممنوعیت همگام سازی کتابخانه برای داده های محرمانه
آیا می دانید که همگام سازی داده های حساس با سیستم محلی شما آنها را در برابر از دست دادن اطلاعات آسیب پذیر می کند؟ هنگامی که کاربران شیرپوینت کتابخانه های اسناد را با رایانه های محلی همگام می کنند و همه داده های C: Drive را حذف می کنند ، حذف تصادفی متعدد رخ می دهد.
علاوه بر این ، هنگام حذف هرگونه داده SharePoint از کتابخانه محلی همگام شده ، حتی هشداری دریافت نمی کنید. همگام سازی کتابخانه را برای جلوگیری از چنین حوادث فاجعه بار و ایمن نگه داشتن داده های سایت تیم خود غیرفعال کنید.
8. تنظیم صفحه را ویرایش کنید
ممکن است بخواهید در حالی که به دیگران اجازه می دهید صفحه سایت تیم را ویرایش کنند ، مراقب باشید. از آنجا که SharePoint با صفحات خود مانند سایر محتواها رفتار می کند ، کاربران با مجوز ویرایش می توانند اسناد را از کتابخانه حذف کرده یا صفحات را تغییر دهند.
برای جلوگیری از وقوع این آسیب ها ، ارث و کتابخانه را فقط برای خواندن قطع کنید. از ویرایش تمام صفحات کتابخانه جلوگیری می کند.
اگر این مرحله برای شما مناسب نیست ، می توانید از ویرایش یک صفحه خاص جلوگیری کنید. می توانید محدودیت های ویرایش را فقط در صفحات مهم اضافه کنید و بقیه را برای ویرایش باز بگذارید.
9. از سطوح مجوز سفارشی استفاده کنید
با وجود انجام سایر اقدامات ضروری ، ممکن است لازم باشد برای سایت تیم SharePoint خود یک سطح مجوز سفارشی ایجاد کنید. اگر شرایط ایجاب می کند ، در انتخاب سطح مجوز برای هر یک از اعضای تیم تردید نکنید.
طبق تنظیمات پیش فرض ، بازدیدکنندگان فقط می توانند داده های سایت را بخوانند در حالی که اعضای سایت می توانند محتوا را اضافه ، ویرایش یا حذف کنند. اگر می خواهید یک کاربر فقط یک سند را ویرایش کند اما آن را حذف نکند ، یک سطح مجوز متناسب با نیاز خود ایجاد کنید. هنگامی که مجوز را تنظیم می کنید ، کاربر فقط گزینه هایی را که مجاز به انجام آن هستند مشاهده می کند.
10. سیاست ضد احمقانه در برابر نشت داده ها
نشت داده ها می تواند از طریق هرگونه اقدام ساده مانند چاپ ، اشتراک گذاری و موارد دیگر اتفاق بیفتد. برای جلوگیری از از دست رفتن داده ها از طریق این موارد ، باید در برابر نشت داده ها یک سیاست هوابندی انجام دهید. ممکن است شما را ملزم کند که اقداماتی مانند اشتراک گذاری ، چاپ یا بارگیری داده ها را بر اساس معیارهای خاصی ممنوع کنید.
تمام نقاط احتمالی درد را در نظر بگیرید و یک سیاست پیشگیری از از دست دادن داده ها مناسب تیم خود ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که حداقل در سناریوهای اصلی از از دست دادن اطلاعات جلوگیری می کند.
11. تیم خود را در سایت های امنیتی آموزش دهید
آخرین نکته این لیست ارائه آموزش های امنیتی مناسب به همه اعضای تیم است که از سایت های تیم استفاده می کنند. آن روزها گذشته که فقط مدیران فناوری اطلاعات در مورد امنیت داده ها نگران بودند. اکنون ، هر کارمند باید نقش خود را در حفاظت از داده ها ایفا کند.
شما باید یک آموزش عمیق ترتیب دهید تا آنها را متوجه پیامدهای همگام سازی داده ها و اشتراک گذاری خارجی کنید. همچنین به آنها بیاموزید که چگونه موارد حذف شده را در زمان مقرر بازیابی کنند. مهمتر از همه ، آنها را از روند کار شیرپوینت مطلع کنید تا بتوانند بر اعمال خود نظارت کنند.
ایمن سازی سایت های تیم به طور موثر
رعایت اقدامات احتیاطی برای حفاظت از داده های سایت تیم SharePoint ضروری است. این نکات را امتحان کنید تا خطرات شایع را به حداقل برسانید و امنیت 360 درجه را برای سایت های تیم SharePoint خود ارائه دهید.
SharePoint یک ابزار قدرتمند مدیریت محتوا است که به شما در کار مشارکتی و مدیریت پروژه نیز کمک می کند. اگر داده های سایت تیم را ایمن نگه دارید ، می توانید به جای تعقیب نقض امنیت ، به مسائل مهم توجه کنید.
