چگونه می توان بهره وری خود را با استفاده از ارتباطات غیر همزمان افزایش داد

برقراری ارتباط همزمان با محل کار ، جایی که اعضای تیم نیاز به همکاری در زمان واقعی ، چه از نظر جسمی و چه مجازی دارند ، ممکن است راحت ترین گزینه به نظر برسد.

با این حال ، پیام های مداوم و افزایش انتظارات از پاسخ های فوری ، فرصت های متعددی را برای وقفه ایجاد می کند. بازگشت به وظیفه اصلی پس از ده ها حواس پرتی ، بهره وری را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.

در این مقاله ، ما بررسی می کنیم که چگونه می توانید از ارتباطات ناهمزمان برای یک محیط کاری پربارتر استفاده کنید.

نقاط ضعف ارتباط همزمان

ارتباط همزمان زمانی اتفاق می افتد که دو یا چند نفر به طور همزمان (با انتظار پاسخ فوری) ، به عنوان مثال ، جلسات حضوری ، چت های ویدئویی ، تماس های تلفنی ، مکالمات زمان واقعی از طریق بسترهای ارتباطی مانند Slack و غیره صحبت می کنند.

به طور پیش فرض ، این نوع ارتباط سریع بودن را بر پاسخ های کامل اولویت می دهد. و بسیاری از محل های کار پاسخ های فوری را با همکاری سازنده مرتبط می دانند. با این حال ، این ممکن است م effectiveثرترین راه برقراری ارتباط نباشد مگر اینکه روی موضوعی فوری کار کنید.

اما این همه ماجرا نیست. شما همچنین باید با موارد زیر برخورد کنید:

• استرس یافتن ساعات همپوشانی برای تیم های راه دور شما که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند تا بتوانند در زمان واقعی ارتباط برقرار کنند.
• از دست دادن بهره وری به دلیل وقفه های مداوم ، و انتظار می رود که کارکنان وظایف خود را برای پاسخگویی فوری به پیام ها رها کنند.
• افزایش احتمال تغییر زمینه و کاهش بیشتر بهره وری.
• هجوم اعلان ها منجر به وقفه بیشتر در محل کار می شود که می تواند شما را تا 6 ساعت در روز از دست بدهد .

خوشبختانه می توانید از ارتباطات ناهمزمان برای افزایش بهره وری خود استفاده کنید.

ارتباط ناهمزمان چیست؟

برخلاف ارتباط همزمان ، ارتباط ناهمزمان زمانی اتفاق می افتد که مکالمات در زمان واقعی اتفاق نمی افتد. هیچ فشار یا انتظاری برای پاسخ فوری وجود ندارد.

با این نوع ارتباط ، گیرنده می تواند اطلاعات را ارزیابی کرده و پاسخ دقیق تری ارائه دهد. به نظرات موجود در ویکی یا ایمیل داخلی فکر کنید. بنابراین ، چرا باید ارتباطات ناهمزمان را در نظر بگیرید؟

• ارتباطات ناهمزمان به شما امکان می دهد تا برای تولید بهترین اثر خود به یک حالت جریان وارد شوید ، زیرا تعداد تعاملات را کاهش می دهد.
• محیطی را ایجاد می کند که مکالمات جامع و سازنده را ترویج می کند. به عنوان مثال ، این به جلوگیری از تحت الشعاع قرار دادن اعضای تیم که سخنرانان عمومی با استعداد بیشتری هستند ، در طول جلسات طوفان فکری واقعی ، سایه افکنده است. با جلسات خاموش می توانید همکاری تیم خود را بیشتر تقویت کنید .
• ارتباطات ناهمزمان در سازمانهایی که از مدلهای ترکیبی یا کاملاً از راه دور استفاده می کنند ، سازگارتر است. این امر زحمت یافتن ساعت های همپوشانی را برای اعضای تیم در مناطق زمانی مختلف برای ملاقات برطرف می کند.
• به دلیل انتظارات کمتر برای پاسخگویی فوری به پیامها یا دائما آنلاین بودن ، استرس کمتری در ارتباطات ناهمزمان وجود دارد.
• از آنجا که ارتباطات ناهمزمان عمدتا به صورت نوشتاری رخ می دهد ، سوابق بهتری را ارائه می دهد که می توانید برای مرجع بعدی از آنها استفاده کنید.

زمان استفاده از ارتباطات ناهمزمان در ارتباطات همزمان

در حال حاضر ، لازم به ذکر است که ارتباط همزمان به طور ذاتی بد نیست. مواردی وجود خواهد داشت که شما به آن احتیاج دارید ، مانند حل تعارض ، جلساتی که نیاز به مشورت زیاد دارند ، یا زمانی که نیاز به بحث در مورد اطلاعات حساس دارید.

هر دو نوع ارتباط مزایا و چالش های خاص خود را دارند. با این حال ، در اینجا مواردی وجود دارد که ارتباط ناهمزمان به راحتی پیشرو است و می تواند شما را بسیار مولد تر کند:

• به روزرسانی های هفتگی تیم
• گزارش وضعیت پروژه
• بررسی پروژه
• اطلاعیه های غیر فوری
• برای ارائه زمینه قبل از جلسات زمان واقعی
• هنگام همکاری با همکاران در مناطق زمانی مختلف و غیره.

نحوه استفاده از ارتباطات ناهمزمان

توجه به این نکته حائز اهمیت است که طرفداری از ارتباطات ناهمزمان به این معنا نیست که به افراد این فرصت را بدهیم که زمان زیادی را برای پاسخگویی به خود اختصاص دهند. بنابراین ، برای کارکردن ، باید انتظارات مناسب را در مورد زمان دریافت بازخورد ، به عنوان مثال ، در عرض 24 ساعت ، تعیین کنید.

ثانیاً ، از آنجا که ارتباطات ناهمزمان به شدت متکی به نوشتار است ، پیام شما باید مختصر باشد به طوری که نیازی به پیگیری مداوم نداشته باشید.

در نهایت ، از آنجا که می توانید از اکثر ابزارهای دیجیتالی به طور همزمان و غیر همزمان استفاده کنید ، استفاده از دومی به عنوان ضربه زدن به دکمه فرار در مورد انتظارات برای پاسخ های فوری ، به جز بحث های فوری ، انجام می شود.

با این وجود ، در اینجا ابزارهایی وجود دارد که به شما کمک می کند از ارتباطات ناهمزمان استفاده کنید:

1. ویکی داخلی

ویکی داخلی شرکت شما یک فضای دیجیتالی است که تیم های شما می توانند از آن برای به اشتراک گذاری ، یافتن و ذخیره اطلاعات مهم استفاده کنند. راه اندازی یک ویکی داخلی به شما کمک می کند تا یک پایگاه دانش بسازید که تیم های شما در صورت بروزرسانی یا س haveالی که دارند به سرعت به آن دسترسی پیدا کنند ، نه اینکه تقویم خود را با جلسات زمان واقعی پر کنید.

برای تجربه ای بدون دردسر می توانید از یک نرم افزار داخلی ویکی مانند Guru استفاده کنید. این ابزار کاربرپسند از ادغام با سایر نرم افزارها پشتیبانی می کند و وارد کردن محتوای موجود یا ایجاد و ویرایش محتوای جدید مانند ماموریت شرکت ، گذرواژه ها و منابع آموزشی را در ویکی داخلی شما آسان می کند.

بارگیری: Guru برای Android |iOS (رایگان ، نسخه برتر موجود است)

2. ابزارهای ارتباطی محل کار

اگرچه بسیاری از مردم معمولاً از ابزارهای ارتباطی داخلی محل کار مانند Slack برای پیام رسانی فوری استفاده می کنند ، اما شما می توانید از آنها برای ارتباطات ناهمزمان نیز استفاده کنید.

می توانید اعلان های Slack خود را سفارشی کرده و برای مدت زمان استراحت ، به عنوان مثال ، در زمان استراحت ناهار ، پیام هایی را بخوانید و به آنها پاسخ دهید تا بتوانید در ساعات پربار خود در روز تمرکز بیشتری داشته باشید.

برای سازماندهی مکالمات و مستندسازی بهتر ، می توانید کانال های Slack را برای پروژه ها یا موضوعات خاص مانند اعلانات ایجاد کنید.

بارگیری: Slack برای Android |iOS (رایگان ، نسخه برتر موجود است)

3. ابزارهای مدیریت پروژه

سیستم عامل های مدیریت پروژه مانند آسانا به شما امکان ایجاد وظایف ، تعیین آنها به اعضای تیم ، تعیین مهلت ها و نظارت بر پیشرفت را می دهد.

آنها همچنین فضای اختصاصی را برای اتخاذ ارتباطات ناهمزمان و تقویت همکاری در اختیار شما قرار می دهند. درست مانند ویکی داخلی یک سازمان ، می توانید از آسانا برای بازخورد دادن یا اظهار نظر برای دسترسی سریع و مرجع بعدی استفاده کنید.

دانلود: آسانا برای اندروید | iOS (رایگان ، نسخه برتر موجود است)

4. ابزارهای ویدئویی

وقتی می خواهید اطلاعات زیادی را به تیم خود منتقل کنید ، نسبت به نوشتن یک متن طولانی ، ضبط ویدئو راحت تر و زمان برتر است.

خوشبختانه ، می توانید از ابزارهای ویدئویی مانند Vimeo برای ایجاد ، مدیریت و به اشتراک گذاری ویدئوهای خود در مورد به روزرسانی های هفتگی تیم یا نحوه استفاده از آنها در مکان مرکزی مانند ویکی داخلی خود برای دسترسی بهتر استفاده کنید.

بارگیری: Vimeo برای Android | iOS (رایگان ، نسخه برتر موجود است)

همگام سازی با ارتباطات ناهمزمان

ماندن در هماهنگی با اعضای تیم و بهره وری ، لزوماً به تعداد پیام هایی که در یک روز معین ارسال و به آنها پاسخ می دهید نیست.

در عوض ، در دنیایی از نظر فناوری پیشرفته با اعلان های بی پایان و سایر عوامل مزاحم ، اولویت بندی ارتباطات ناهمزمان می تواند فضایی برای پاسخ ها و همکاری دقیق تر ایجاد کند.