SharePoint بخشی از Microsoft 365 است که به شما امکان می دهد اسناد و محتوا را به صورت حرفه ای مدیریت کنید. چه شما یک سرپرست باشید و چه یک کاربر نهایی ، دانستن و اجرای بهترین شیوه ها اطمینان می دهد که همه می توانند بدون هیچ مشکلی از محتوا استفاده کنند.
در این مقاله ، نحوه استفاده م Shareثرتر از SharePoint را خواهید آموخت.
1. سازگاری با نام فایل ها را ایجاد کنید
ثبات کلید موفقیت است و حتی در مورد SharePoint نیز صادق است. از آنجا که شیرپوینت ممکن است اسناد متعددی را ذخیره کند ، باید در نامگذاری فایل ها ثبات داشته باشید.
شاید متوجه شده باشید که برخی از نتایج جستجو حاوی نام فایل های مبهم است. در نتیجه ، باید هر فایل را باز کنید تا فایل مورد نظر خود را پیدا کنید. این یک کار سخت است و شما را بی ثمر می کند. علاوه بر این ، یافتن فایل مناسب از هزاران سند تقریباً غیرممکن است اگر هم تیمی های مختلف سبک های نامگذاری متفاوتی را دنبال کنند.
از آنجا که شیرپوینت یک پلت فرم مشترک است ، بنابراین برای انتخاب یک قرارداد نامگذاری با دیگران بحث کنید. بنابراین ، شما و هم تیمی های خود می توانید هر پرونده یا سندی را به سرعت پیدا کنید.
2. برچسب اسناد
با وجود پیروی از یک کنوانسیون نامگذاری واحد ، می توانید در یافتن سند مورد نیاز مشکل داشته باشید. برای اینکه جستجوی مایکروسافت نتایج دقیق تر و مرتبط تری را به شما نشان دهد ، اسناد خود را برچسب گذاری کنید. برچسب زدن شبیه به ژانر فیلم یا کانال یک مجموعه تلویزیونی عمل می کند.
این به شما کمک می کند تا همه پرونده های متعلق به یک دسته را پیدا کنید. برای افزودن یک برچسب ، به یک کتابخانه بروید و یک فیلد دسته جدید مانند تاریخ ایجاد ، آخرین تغییر و غیره اضافه کنید. اکنون ، برای هر سند ، داده های مربوطه را که به عنوان برچسب کار می کنند ، وارد کنید. به این ترتیب ، نتایج دقیقی از SharePoint دریافت خواهید کرد.
3. اسناد را با استفاده از ویژگی قفل ایمن کنید
امنیت داده های شیرپوینت تنها به مدیران زیرساخت فناوری اطلاعات وابسته نیست. به عنوان کاربر نهایی ، می توانید نقش خود را با قفل کردن اسناد بازی کنید. این ویژگی تضمین می کند که هیچ فرد غیر مجاز نمی تواند تغییری در پرونده ها یا اسناد مشترک ایجاد کند.
با فعال کردن ویژگی مدیریت رکورد داخلی ، می توانید یک سند را قفل و باز کنید. همچنین ، شیرپوینت نمادی را در کنار نام آن نمایش می دهد تا همه از وضعیت ویژه آن مطلع شوند. می توانید این تنظیم را به گردش کار اضافه کنید که در صورت تأیید سند به طور خودکار قفل می شود.
4. کپی سریع لیست ها و کتابخانه ها
تهیه لیست یا کتابخانه ، افزودن فراداده آن ، ایجاد نماها – فرایند کامل ایجاد یک کتابخانه یا لیست در شیرپوینت ساعت های زیادی طول می کشد. اگر مجبور باشید چندین بار این فهرست ها یا کتابخانه ها را بسازید ، این کار شلوغ ممکن است پیش پا افتاده باشد.
بنابراین ، باید بدانید که امکان کپی کردن لیست از هر سایت SharePoint با دسترسی مناسب وجود دارد. علاوه بر این ، فرآیند کپی ساده است و می توانید تقریباً پیکربندی کامل را کپی کنید. کپی قالب بندی کتابخانه ها یا لیست ها به شما کمک می کند در پروژه جدید وقت خود را ذخیره کنید.
5. بازیابی اطلاعات کتابخانه از دست رفته را بیاموزید
حذف تصادفی داده های مهم می تواند صدمات جبران ناپذیری به تیم شما وارد کند. بنابراین ، شما باید اصول اولیه بازیابی اطلاعات حذف شده و از دست رفته را از کتابخانه SharePoint خود بدانید.
اگر این را می دانید ، لازم نیست برای بازیابی اطلاعات به شخص دیگری وابسته باشید. بنابراین ، در نهایت باعث صرفه جویی در وقت خود و سایر افرادی می شوید که ممکن است در این کار غیرمولد با شما همکاری کنند.
ابتدا ، یک سیاست بازیابی اطلاعات برای SharePoint ایجاد کرده و آن را به درستی اعمال کنید. فرآیند بازسازی به شما امکان می دهد داده ها را برای یک دوره خاص بازیابی کنید. به یاد داشته باشید که بازیابی داده ها از زمان قبلی به این معنی است که تغییرات ایجاد شده بعد از آن را از دست خواهید داد.
6. مدیریت دسترسی درخواست
تصور کنید پیوندی را از طریق ایمیل با یکی از همکاران خود به اشتراک گذاشته اید و آن روز را ترک کرده اید. وقتی آن شخص سعی می کند پیوند را باز کند ، متوجه می شود که به آن فایل دسترسی ندارد. بدیهی است ، آنها می توانند برای دسترسی به پرونده درخواست کنند ، اما هیچ سرنخی ندارند که بتواند تأیید و زمان برگشت را به اشتراک بگذارد. گاهی اوقات ، چندین مالک سایت تیم می توانند در مورد درخواست دسترسی به فایل اعلان دریافت کنند.
همچنین ممکن است هر یک از آنها فکر کنند که دیگران این درخواست را می پذیرند. در نتیجه ، ممکن است کسی که درخواست دسترسی کرده است هرگز پاسخی دریافت نکند. برای جلوگیری از چنین مشکلاتی ، می توانید یک ایمیل پشتیبانی ویژه برای رسیدگی به چنین درخواست هایی تنظیم کنید.
7. محدود کردن مجوز کتابخانه
اجازه دسترسی گسترده به کتابخانه برای امنیت داده ها مضر است. برای جلوگیری از چنین سناریوهایی ، باید دسترسی به کتابخانه را در هر سایت SharePoint محدود کنید.
اگر کتابخانه هایی دارید که فقط تیم منابع انسانی برای دسترسی به آنها نیاز دارد ، می توانید دسترسی دیگران به آن سایت SharePoint را محدود کنید. برای این منظور ، کتابخانه را نام ببرید و در توضیحات آن وضعیت ویژه آن را ذکر کنید.
8. برای دسته بندی سایت های تیمی از Hub Sites استفاده کنید
شاید پیدا کردن سایت هایی با دسته های مشابه از کل مجموعه سایت های SharePoint چالش برانگیز باشد. با این حال ، می توانید سایتهای مشابه یا مرتبط را از طریق یک گروه مجازی به نام hub sites گروه بندی کنید.
به عنوان مثال ، اگر نیاز دارید که از هر پروژه یک سایت را با مشتریان خود به اشتراک بگذارید ، می توانید یک سایت مرکزی ایجاد کنید و همه سایت های موجود در آن را گروه بندی کنید. بنابراین ، مکان یابی و اشتراک گذاری سایت های مشابه برای همه یکپارچه و زمان بر است.
9. زمان استفاده از انواع مختلف سایت ها را بدانید
هنگام استفاده از SharePoint ، با دو قالب اصلی سایت روبرو می شوید. به اینها سایت تیم و سایت ارتباط گفته می شود. هر دو نوع کاربرد متفاوتی دارند و شما باید یکی از این موارد را بر اساس پروژه خود انتخاب کنید.
اگر می خواهید اطلاعیه یا تبلیغاتی را با هم تیمی های خود به اشتراک بگذارید ، استفاده از یک سایت ارتباطی ایده خوبی است. وقتی خوانندگان/کارمندان بیشتری در مقایسه با مشارکت کنندگان دارید ایده آل است.
سایت تیم برای همکاری پروژه با یک تیم کوچک مناسب است. همچنین ، هنگامی که مشارکت کنندگان متعددی دارید ، از آن استفاده کنید.
10. راه اندازی نمای های شخصی شده
یکی از ویژگیهای شیرپوینت که ممکن است از آن آگاه باشید ایجاد نماهای شخصی شده بر اساس انتخاب شما است. علاوه بر این ، SharePoint چندین فیلتر و ضامن برای مدیریت سند ارائه می دهد. به شما امکان می دهد جزئیات اضافی فراداده را نمایش دهید ، پرونده های دلخواه خود را فیلتر کنید ، فایل ها را به ترتیب مختلف مرتب کنید ، فایل ها را در یک یا چند گروه گروه بندی کنید و غیره.
هر یک از اعضای تیم می توانند یک نمای شخصی ایجاد کنند که فقط برای آنها قابل دسترسی است. برای کتابخانه برای همه مانعی ایجاد نمی کند. علاوه بر این ، در صورت داشتن هم تیمی با شرایط مشابه برای نمایش ، می توانید یک نمای عمومی ایجاد کنید.
شیرپوینت آسان ساخته شده است
SharePoint همه چیز در مورد مدیریت محتوا است و این نباید پیچیده و پیش پا افتاده باشد. شما و تیم خود می توانید با پیروی از روشهای استاندارد فوق الذکر از شیرپوینت بهترین بهره را ببرید.
اگر مبتدی هستید ، این نکات ایده آل برای شروع استفاده از این ابزار به روشی سازنده و بدون بهم ریختگی است. علاوه بر این ، بهترین شیوه های SharePoint به شما کمک می کند تا کارها را بدون زحمت انجام دهید.
