تفویض وظیفه یک فرایند اساسی در گردش کار مدرن است که سرمایه گذاری تلاش همه اعضای تیم را تضمین می کند. به عنوان رهبر یا مدیر تیم ، محال است که تمام مسئولیت ها را بر عهده بگیرید.
با واگذاری وظایف به اعضای تیم ، می توانید علاوه بر توانمندسازی تیم خود برای پیشرفت حرفه ای ، حجم کار خود را نیز کاهش دهید. نکات زیر را برای تفویض وظیفه امتحان کنید تا رابطه ای سالم بین هم تیمی های خود حفظ کنید.
1. یک منبع مناسب پیدا کنید
هنگامی که تصمیم به واگذاری یک کار دارید ، اولین چیزی که انتخاب می کنید مناسب ترین فرد برای این کار است. فقط تصور نکنید که کسی می تواند یک کار را انجام دهد. در عوض ، از شواهد تجربی برای انتخاب شواهد مناسب استفاده کنید. افرادی را که دارای دانش و مهارت لازم برای تکمیل کاری هستند که قرار است به آنها واگذار کنید ، پیدا کنید.
قبل از واگذاری ، می توانید از برنامه مدیریت کار گروهی برای بررسی پهنای باند منبع مورد نظر استفاده کنید. بنابراین ، شما در نهایت وظیفه را به هم تیمی که قبلاً کارهای زیادی در برنامه خود داشته است اختصاص نمی دهید.
2. تفویض نیازها با تیم
قبل از واگذاری وظیفه ، باید دلایل پشت آن را با شخص منتخب در میان بگذارید. همچنین آنچه را که از آنها انتظار دارید به وضوح بیان کنید. گاهی اوقات ممکن است تعیین کننده از مسئولیت های خود آگاه نباشد.
اگر آنها از نحوه مشارکت مثبت در پروژه مطلع نباشند ، ممکن است بی علاقه و بی علاقه شوند. اگر در حال واگذاری کار به یک کارمند از راه دور هستید ، می توانید از Google Jamboard برای یک جلسه زنده استفاده کنید. این به آنها کمک می کند تا مسائل را از نظر بصری درک کنند.
3. احتمال واگذاری معکوس را کاهش دهید
برخی از اعضای تیم ممکن است سعی کنند کار محول شده را به شما واگذار کنند. سعی کنید دلیل آن را دریابید. تا زمانی که آنها مهارت های لازم و زمان کافی را دارند ، در این گونه موارد نه گفتن را بیاموزید. همچنین ، آنها را تشویق کنید تا از توانایی های خود مطمئن شوند.
با این حال ، می توانید با انجام تجزیه و تحلیل SWOT از افراد مورد نظر ، شانس واگذاری معکوس را به حداقل برسانید. می توانید از برنامه Creately برای این منظور استفاده کنید و دریابید که چه کسانی کمترین شانس را برای واگذاری کار به شما دارند.
4. یک طرح کلی را به اشتراک بگذارید
وقتی پروژه یا وظیفه ای را به او واگذار می کنید ، متصدی نباید احساس غرق شدن کند. یک طرح کلی از کار ایجاد کنید تا آنها بدانند چگونه بدون استرس زیاد آن را انجام دهند. در حین طرح ، آنچه را که می خواهید آنها انجام دهند و تا چه زمانی انجام دهید ، اضافه کنید. به خاطر داشته باشید که برای جلوگیری از هرگونه فشار غیر ضروری ، یک تیتر واقع گرایانه تنظیم کنید.
شما ممکن است از هر برنامه مدیریت وظیفه مانند آسانا برای تهیه طرح کلی پروژه و افزودن آنها با وابستگی به وظایف و تاریخ سررسید استفاده کنید.
5. به آموزش ها و منابع لازم دسترسی دهید
به عنوان رهبر یا مدیر تیم ، مسئولیت شما این است که اطمینان حاصل کنید که شخصی که وظایف خود را به او واگذار می کنید دارای تمام آموزش ها و منابع لازم است. به عنوان مثال ، اگر وظیفه واگذار شده نیاز به استفاده از یک ابزار خاص داشته باشد ، اما فرد واگذار شده قبلاً از آن استفاده نکرده است ، باید یک جلسه تمرین عملی برای آنها ترتیب دهید.
با ارائه دسترسی به پایگاه دانش ، همه منابع مورد نیاز را در دسترس آنها قرار دهید. اگر پایگاه دانش ندارید ، می توانید همه منابع را در یک پوشه Google Drive قرار دهید و آن را با تعیین کننده به اشتراک بگذارید.
6. ارائه اختیارات بر وظایف محول شده
اگر فردی را بدون وظیفه تعیین تکلیف کنید ، این وضعیت ایده آل برای تعیین کننده نخواهد بود. به آنها قدرت تصمیم گیری و پرسیدن سالات را بدهید. تنها در این صورت است که می توانید انتظار داشته باشید که کار در مهلت مقرر و بدون هیچ نقصی به پایان برسد.
اگر روی سند یا صفحه گسترده Word کار می کنند ، می توانید آنها را مالک آن فایل ها کنید. در مورد پروژه ها ، می توانید آنها را در یک ابزار مدیریت پروژه مانند Wrike به این وظیفه واگذار کنید . بنابراین ، آنها احساس اقتدار دارند و سایر اعضای تیم نیز این را خواهند دانست.
7. از یک کانال ارتباطی اختصاصی استفاده کنید
تفویض وظیفه به معنی آتش سوزی و فراموشی نیست. برای هر گونه س questionsال و سeriesالی باید در دسترس شخصی باشید که کار را به او واگذار کرده اید. اگر آنها برای اولین بار است که در حال انجام پروژه های بزرگ یا پیچیده هستند ، ممکن است به مشاوره شما نیاز داشته باشند.
می توانید از Slack برای ایجاد یک کانال اختصاصی برای ارتباطات استفاده کنید. در آن برنامه یک کانال جداگانه ایجاد کنید تا فرد واگذار شده بتواند به طور یکپارچه با شما تماس بگیرد و در صورت لزوم برای بازخورد فوری فایل ها را به اشتراک بگذارد.
8. برای رسیدگی به مسائل پیش بینی نشده آماده باشید
شما باید آماده رسیدگی به هرگونه مشکل غیر منتظره در طول پروژه باشید ، حتی اگر کار را به شخص دیگری واگذار کرده اید. هنگامی که افراد واجد شرایط تخصص و تجربه کافی ندارند ، برای انجام موفقیت آمیز کار باید مداخله کنید.
می توانید از آنها بخواهید که موضوع را با استفاده از هر برنامه ضبط صفحه مانند Ezvid ضبط کرده و برای شما ارسال کنند. بنابراین ، می توانید مشکل را بهتر درک کرده و راه حل مناسبی ارائه دهید. در غیر این صورت ، آنها می توانند مسائل را با استفاده از هر برنامه یادداشت برداری به طور مفصل بنویسند.
9. پیشرفت و بازخورد تبادل را مرور کنید
ارسال نمایندگی ، فراموش نکنید که پیشرفت کار را بررسی کنید تا بدانید آیا با سرعت مطلوب پیش می رود یا خیر. اما از مدیریت ریز اجتناب کنید ، زیرا این کار انگیزه گیرنده را بی انگیزه می کند. فرهنگ پیگیری و بازخورد متقابل را برای تفویض موثر ایجاد کنید.
هر ابزار مدیریت وظیفه مانند nTask به شما امکان می دهد پیشرفت هر کار و وظیفه فرعی را که به شخص دیگری واگذار کرده اید ردیابی کنید. همچنین می توانید با استفاده از ویژگی نظر ، بازخورد فوری ارائه دهید. بنابراین ، تعیین کننده تمام بازخورد را در یک مکان دریافت می کند.
10. پاداش و موفقیت را بشناسید
وقتی وظیفه ای را به یک همکار واگذار می کنید ، آماده پاداش دادن به او باشید و از تلاش های او قدردانی کنید. مشاغل خوب انجام شده را بدیهی نگیرید. آنها را آشکارا در جلسات تیم تحسین و قدردانی کنید.
شناخت سخت کوشی از طریق تعریف و تمجید ، روحیه کارکنان را افزایش می دهد. علاوه بر این ، تأثیر مثبتی بر بهره وری آنها دارد.
پس از اتمام وظایف و پروژه های واگذار شده ، می توانید یک جلسه جشن در زوم ترتیب دهید . در آنجا می توانید از هم تیمی هایی که کارهای محوله را با موفقیت اجرا کرده اند و به سازمان شما در رسیدن به مراحل مهم کمک کرده اند ، نام ببرید.
وظایف را برای مدیریت وظایف بهتر واگذار کنید
یک پروژه موفق شامل مشارکت همه اعضا است. اکنون که بهترین روشها را برای تفویض وظایف می دانید ، می توانید به اعضای تیم خود در کسب دانش و مهارت جدید کمک کنید.
همچنین از احساس فشار در یک فرد جلوگیری می کند و پروژه را در مهلت مقرر به پایان می رساند. استراتژی های واگذاری وظایف فوق ، همراه با ابزارهای بهره وری ، می تواند به تیم شما در دستیابی به اهداف بهره وری کمک کند.
