اگر هنوز از روشهای فیزیکی برای نگهداری فایل ها و کاغذ خود استفاده می کنید ، چیزهای زیادی را از دست می دهید. ذخیره فیزیکی فایل ها فضای ذخیره سازی زیادی را اشغال می کند. شما همیشه به کابینت نیاز دارید ، که جستجو و ردیابی یک فایل خاص را کاملاً چالش برانگیز می کند.
از طرف دیگر ، نرم افزار مدیریت اسناد به شما امکان می دهد تعداد نامحدودی از فایل ها را به راحتی مدیریت کنید. بعلاوه ، آنها نسبتاً ایمن تر و انعطاف پذیرتر هستند ، بنابراین کار برای چندین عضو تیم را آسان تر می کند که روی یک سند کار کنند.
بنابراین ، بیایید دریابیم که از چه نرم افزار مدیریت اسناد می توانید برای مدیریت پرونده های خود استفاده کنید.
1. Bitrix24
این یک بستر امن برای ذخیره پرونده های شخصی و مشارکتی شما است. بیش از 5 میلیون کاربر در سراسر جهان به آنها اعتماد دارند و از این نرم افزار برای مدیریت پرونده های خود استفاده می کنند.
سه نوع مختلف ذخیره سازی برای اسناد شما ارائه می دهد:
- درایو من : می توانید فایل های شخصی خود را در اینجا ذخیره کنید.
- رانندگی گروهی : بهترین کار برای همکاری تیم دانش آموزان و مشاغل کوچک است.
- رانندگی شرکت : این شرکت برای شرکت هایی که چندین کارمند دارند بهترین است.
علاوه بر این ، بسته به نیاز خود می توانید اسناد خود را بر روی فضای ابری یا ذخیره سازی اصلی ذخیره کنید. و با تایپ نام آنها یا توضیح کوتاه درباره آنها ، چندین فایل را مرور کنید. همه آنها در کتابخانه اسناد ذخیره می شوند.
همچنین می توانید اسناد را دوست داشته باشید تا برای دسترسی سریع آنها را در بالای نتایج جستجو نگه دارید. این ابزار همچنین به شما امکان می دهد نظرات را به اسناد اضافه کنید و چندین نسخه سند را با سابقه ویرایش نگه دارید. ردیابی تغییرات در آینده را آسان تر می کند. علاوه بر این ، می توانید از برنامه های مختلف برای ویرایش سند خود استفاده کنید.
برای اهداف امنیتی ، Bitrix24 به شما امکان می دهد با کلیک روی دکمه قفل سند خود را قفل کنید. این سند را برای دیگران غیرقابل دسترسی می کند. این نرم افزار دارای دو نسخه رایگان و پولی است. شما می توانید بر اساس نیاز خود یکی را دریافت کنید.
2. کابینه eFile
چه دانش آموز باشید ، چه یک پیمانکار کوچک ، یا یک شرکت بزرگ با چندین کارمند دارید ، می توانید از این ابزار برای نگهداری و سازماندهی داده ها و پرونده های خود استفاده کنید. به شما این امکان را می دهد که فایلها را فقط با تایپ نام آنها در نوار جستجو جستجو کنید.
همچنین می توانید با نگه داشتن آنها در مجموعه نمونه کارها به آنها دسترسی سریع داشته باشید و با این نرم افزار گردش کار را خودکار کنید ، زیرا اسناد بارگذاری شده را به طور خودکار فایل می کند. این امکان را برای ذخیره سازی در محل و بر اساس ابر فراهم می کند.
علاوه بر این ، نیازی نیست که برنامه آن را در همه دستگاه های خود نگه دارید. با استفاده از مرورگر وب می توانید به فایل های خود از هر نقطه از جهان دسترسی پیدا کنید. با این حال ، فقط افراد خاصی با رمز عبور می توانند برای اهداف امنیتی به داده ها دسترسی پیدا کنند. مجوزها براساس وظایف کارکنان داده می شود.
تمام فایل هایی که به اشتراک گذاشته اید رمزگذاری شده اند و باید احراز هویت دو مرحله ای را انجام دهید . برای راحتی بیشتر ، می توانید IP یا احراز هویت مبتنی بر مکان را نیز تنظیم کنید.
علاوه بر این ، اگر شما یک شرکت یا یک کارآفرین انفرادی هستید ، خوشحال می شوید بدانید که این نرم افزار امضای قرارداد را نیز امکان پذیر می کند. برای سهولت کار ، می توانید نرم افزار را با برنامه های شخص ثالث مانند DocuSign ، Salesforce و Microsoft Office ادغام کنید.
3. Google Drive
گوگل با داشتن بیش از 1 میلیارد کاربر فعال ماهانه و 6 میلیون کاربر پولی ، محبوب ترین راه حل ذخیره سازی فایل است. مردم از آن برای ذخیره فایل های شخصی ، تیمی و شرکتی استفاده می کنند.
این امکان ادغام یکپارچه با برنامه های مبتنی بر ابر را فراهم می کند. بعلاوه ، از چندین فرمت پشتیبانی می کند ، بنابراین می توانید فایل خود را بدون تغییر نوع آن ذخیره کنید – به عنوان مثال ، PDF ، Word و سایر موارد. جستجوی اسناد در Google Drive شما نیز راحت است. فقط نام را تایپ کنید ، آنجا هست!
فضای مشترکی را برای اعضای تیم فراهم می کند. با این حال ، داده ها به دلیل ویژگی پیشگیری از دست دادن داده ها (DLP) برای افراد غیرقابل دسترسی باقی می ماند.
این نرم افزار به شما امکان می دهد اسناد خود را ذخیره کرده و آنها را ایجاد ، مشاهده و ویرایش کنید. به علاوه ، اگر این اسناد را با استفاده از این ابزار ویرایش کنید ، سابقه تغییرات ایجاد شده را حفظ می کند. به این ترتیب ، نیازی به نگهداری چندین نسخه از فایل ندارید. همه آنها در یک سند ذخیره می شوند.
Google Drive فضای ذخیره سازی رایگان تا 15 گیگابایت را برای همه کاربران خود فراهم می کند. اگر به فضای ذخیره سازی بیشتر از این نیاز دارید ، باید یک طرح برتر دریافت کنید.
4. تلاقی
این یکی دیگر از ابزارهای عالی اشتراک گذاری فایل مبتنی بر ابر است که به شما امکان می دهد فایل های خود را نگهداری و سازماندهی کنید. بیش از 130،000 کاربر در سراسر جهان با اسناد و پرونده های خود به این پلت فرم اعتماد می کنند.
با این نرم افزار می توانید اسناد خود را به دو صورت سازماندهی کنید:
- صفحات : می توانید صفحات ایجاد و ویرایش کنید و در مورد آنها با کارمندان خود صحبت کنید.
- فضاها : همه صفحات شما در اینجا ذخیره می شوند. چه برای افراد ، اعضای تیم یا پروژه های دیگر باشد.
این ابزار ویژگی های پیشرفته ای را برای جستجو و بازیابی اسناد شما ، بیش از 75 قالب قابل تنظیم و ویژگی های اظهار نظر و ویرایش ارائه می دهد. به علاوه ، اگر کسی در تیم وظیفه ای را به یکی از اعضای تیم دیگر محول کند ، برای اقدامات به موقع مطلع می شود.
علاوه بر این ، می توانید مجوز اسناد را کنترل کرده و افرادی را که می توانند در تیم به آنها دسترسی داشته باشند ، مدیریت کنید. برای حداکثر 10 کاربر رایگان است. برای هر چیزی بالاتر از آن ، باید نسخه برتر آن را خریداری کنید.
5. شیرپوینت آنلاین
با داشتن بیش از 190 میلیون نفر دسترسی به ویژگی های SharePoint Online ، این یک ابزار مایکروسافت است که به شما امکان می دهد اسناد ، تیم ها و گردش کار را سازماندهی کنید.
جدا از ذخیره فایل های خود ، می توانید اسناد را با استفاده از این ابزار ایجاد و ویرایش کنید و از آن برای همکاری با چندین عضو تیم استفاده کنید. این به شما امکان می دهد فراداده فایل ها را به روز کنید ، و جستجوی سریع را فعال کنید.
به این ترتیب ، اگر نام پرونده ای را فراموش کرده اید یا چندین فایل با نام تقریباً یکسان دارید ، فقط با تایپ کردن برخی کلمات نوشته شده در فراداده می توانید سند را پیدا کنید. این ابزار برای برنامه های تلفن همراه نیز موجود است. با این حال ، برای استفاده از آن باید ماهانه 5 دلار اشتراک دریافت کنید.
6. ردیاب کاغذ
یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت سند در لیست ، Paper Tracer است. این برای مشاغل کوچک ، متوسط و سطح سازمانی ساخته شده است.
این به شما کمک می کند تا قراردادهای خود را خودکار کنید ، اسناد را دیجیتالی کنید و همه فایلهای ذخیره شده را ردیابی و گزارش دهید. بعلاوه ، از نظر HIPAA سازگار است ، به این معنی که از قانون امنیت پیروی می کند و از هرگونه نشت داده جلوگیری می کند. همچنین امکان امضای الکترونیکی را نیز فراهم می کند. بنابراین ، این یک ابزار عالی برای مراقبت های بهداشتی ، حقوقی یا هر مشاغل است که پروژه ها را به صورت قراردادی تکمیل می کند.
این نرم افزار راه حل های گردش کار را به صورت نهایی ارائه می دهد و پیاده سازی مبتنی بر ابر را ارائه می دهد. این یک ابزار خوب برای مشاغل کوچک با حداکثر 10 کارمند و شرکت های متوسط با 100 کارمند یا بیشتر است.
نرم افزار مدیریت اسناد خود را انتخاب کنید
اگر هنوز فایل های خود را به صورت فیزیکی ذخیره می کنید و تمام مشکلات را پشت سر می گذارید ، زمان توقف است.
این لیست نرم افزارهای متعددی را ارائه می دهد که فضای ذخیره سازی رایگان زیادی را ارائه می دهد. با این موارد شروع کنید و نگهداری ، سازماندهی و مدیریت پرونده های خود را با همکاری تعداد زیادی از اعضای تیم آسان کنید.
