به عنوان یک کاربر ایمیل ، احتمالاً با مشکل مشکل مدیریت مخاطبین ایمیل برخورد کرده اید. اگر از Gmail استفاده می کنید ، به Google Contacts دسترسی خواهید داشت. استفاده از Gmail بدون اطلاع از مخاطبین کاملاً ممکن است. حتی اگر به طور مرتب از Google Contacts استفاده می کنید ، ممکن است از آن حداکثر استفاده را ببرید.
بسیاری از ویژگی های Google Contacts وجود دارد که ممکن است از آنها بی اطلاع باشید. از اشتراک گذاری مخاطب گرفته تا ادغام موارد تکراری ، راه های زیادی وجود دارد که می توانید با استفاده از آنها مخاطبین را برای شما بهتر انجام دهید. بیایید نکات و ترفندهایی را برای استفاده کامل از آن مشاهده کنیم.
1. استفاده از برچسب ها و گروه های تماس
نکته اول نسبتاً ساده است اما بسیار مهم است. برچسب ها نقش عمده ای در این زمینه دارند ، بنابراین استفاده از آنها بسیار مهم است.
سمت چپ صفحه مخاطبین دارای برچسب ها است و اگر از آنها استفاده نمی کنید ، زمان زیادی را هدر می دهید. برچسب ها به شما امکان می دهد مخاطبین مختلف را برای مدیریت راحت تر گروه بندی کنید. آنها همچنین به عنوان میانبر برای مواقعی عمل می کنند که می خواهید به گروهی از آدرس ها ایمیل ارسال کنید.
افزودن برچسب به سادگی کلیک روی دکمه + ایجاد برچسب است .
بیایید فقط این را یک برچسب جدید بنامیم .
پس از ذخیره آن ، برچسب جدید را در لیست سمت چپ مشاهده می کنید:
اکنون می توانید برچسب ها را به یک مخاطب اختصاص دهید. با کلیک روی پیوند ویرایش مخاطب که هنگام نشان دادن مخاطب ظاهر می شود ، شروع کنید:
هیچ محدودیتی برای تعداد برچسب هایی که می توانید به هر مخاطب اختصاص دهید وجود ندارد. هر گونه تماس می تواند به چند گروه مختلف تعلق داشته باشد. روی نماد برچسب کلیک کنید و برچسب جدید خود را از لیست مدیریت برچسب ها و سپس اعمال کنید .
پس از اتمام کار ، روی ذخیره کلیک کنید تا برچسب هایی را که انتخاب کرده اید اعمال کنید:
هنگام نوشتن ایمیلی با حساب Gmail خود می توانید از برچسب ها استفاده کنید. شروع به تایپ نام برچسب در قسمت To کنید و Gmail پیشنهاد تکمیل خودکار آن را می دهد. بنابراین برچسب ها بیش از سازماندهی ساده مخاطبین شما وجود دارد.
2. اشتراک گذاری مخاطبین خود با دیگران
به طور کلی ، ویژگی اشتراک گذاری تماس Google بسیار ضعیف است. یک برنامه افزودنی Gmail به نام Shared Contacts می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
با استفاده از مخاطبین مشترک ، می توانید برچسب های مخاطب خاصی را با تیم خود یا حتی با کاربران خارجی به اشتراک بگذارید. شما می توانید انتخاب کنید که چه افرادی می توانند مخاطب را به همان شیوه ای که در Google Drive مشاهده می کنید مشاهده ، ویرایش و اضافه کنند. پس از آن ، آنها قادر خواهند بود به برچسب ها و مخاطبین مشترک شما در دستگاه تلفن همراه خود دسترسی پیدا کنند. آنها همچنین می توانند از طریق دسکتاپ و صدها برنامه دیگر که با Google Contacts همگام سازی می شوند ، به آن دسترسی داشته باشند. برای اشتراک گذاری مخاطبین از طریق مخاطبین مشترک:
- به مخاطب بروید و گزینه Share را در سمت راست خود انتخاب کنید.
- یک برچسب به مخاطب اضافه کنید و روی افزودن به برچسب کلیک کنید ، در غیر این صورت می توانید یک برچسب جدید نیز ایجاد کنید.
- نام یا ایمیل افرادی را که می خواهید مخاطب را با آنها به اشتراک بگذارید تایپ کرده و روی اشتراک گذاری کلیک کنید.
می توانید یادداشت ها را به مخاطبین اضافه کنید ، برچسب ایجاد کنید و مخاطبین را مستقیماً از طریق مخاطبین مشترک به برچسب مشترک اضافه کنید. برنامه افزودنی Shared Contacts با یک آزمایش 15 روزه رایگان همراه است و پس از آن ، هزینه آن یک دلار در ماه است.
3. سفارشی کردن نمایش ستون
می توانید لیست مخاطبین خود را بر اساس نام یا نام خانوادگی مرتب کنید. برای انجام این:
- روی گزینه تنظیمات مانند چرخ دنده در بالا سمت راست خود کلیک کنید.
- روی More Settings کلیک کنید .
- سفارش خود را انتخاب کرده و روی ذخیره کلیک کنید.
با این حال ، بسیار مفیدتر توانایی تغییر ترتیب ستون هایی است که در صفحه اصلی ظاهر می شود. برای انجام این کار:
- با کلیک روی نماد سه نقطه شروع کنید:
- روی تغییر ترتیب ستون کلیک کنید.
- با این کار کادر محاوره ای باز می شود. نام همیشه به عنوان پیش فرض اولین ستون خواهد بود. با این حال ، می توانید چهار ستون باقی مانده را دوباره مرتب کنید.
- به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید ستون برچسب ها را منتقل کنید. کافی است با کلیک روی نماد دو نوار افقی در سمت راست آن ، آن را بکشید و سپس آن را به موقعیت دلخواه خود منتقل کنید:
- در کنار هر ستون ، یک منوی کشویی نیز خواهید یافت. می توانید با استفاده از آن ستون را با ستونی که در حال حاضر نمایش داده نمی شود عوض کنید. به عنوان مثال ، به جای عنوان شغل و شرکت ، می توانید آدرس را انتخاب کنید تا به جای آن ستون نشان داده شود. هنگامی که روی انجام شد کلیک می کنید ، ستون ها مرتب می شوند.
این به شما بستگی دارد که چگونه ستون ها را مرتب کنید و ترتیب مرتب سازی را طوری تغییر دهید که متناسب با نیازهای شما باشد.
4. افزودن تصاویر نمایه
تشخیص مطالب موجود در چنین فهرست طولانی دشوار است. شاید شما چند مشتری بسیار مهم یا فقط افرادی دارید که به شما نزدیک هستند و دوست دارید عکس آنها را نیز درج کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:
- فرض کنید می خواهید تصویری را به نمایه مخاطب دوست خود اضافه کنید. روی دکمه ویرایش کلیک کنید.
- روی تصویر نمایه موجود ( تنظیم عکس مخاطب ) کلیک کنید تا انتخابگر عکس باز شود.
- سپس می توانید یک عکس موجود را از کتابخانه خود انتخاب کرده یا یک عکس جدید بارگذاری کنید. پس از افزودن تصویر نمایه به مخاطب ، روی انجام شد کلیک کنید.
5. ادغام مخاطبین تکراری
در اینجا چند روش برای ادغام مخاطبین وجود دارد ، به ویژه اگر مخاطبین تکراری دارید.
خوشبختانه Google Contacts سعی خواهد کرد حساب های تکراری را بر اساس نام یا آدرس ایمیل شناسایی کند. با انتخاب Merge & Fix در صورتی که پیشنهادی برای شما پیدا کرده باشد لیستی در اختیار شما قرار می گیرد.
اما اگر با نام هایی روبرو شوید که می دانید همان شخص هستند ، اما Google Contacts قادر به شناسایی آنها نیست؟
در این مثال توجه داشته باشید که مخاطبی به نام Aditya Indian Theater و یکی به نام Aditya 2 وجود دارد . آنها یک شخص هستند ، فقط با شماره های تماس کاری متفاوت.
بهترین راه برای ادغام آنها چیست؟ به سادگی کادر تأیید را در کنار نام نمایه آنها انتخاب کنید . پس از انتخاب هر دو مورد ، روی نماد ادغام در بالای صفحه کلیک کنید.
با وجود اینکه فقط یک نام وجود دارد ، و تنها یک آدرس ایمیل وجود دارد ، نگران نباشید ، شما همچنان به تمام اطلاعات دسترسی خواهید داشت.
Google Contacts هر دو شماره را ذخیره می کند و اگر موارد دیگری مانند نام شرکت و آدرس ایمیل داشته باشید ، آنها را نیز ادغام می کند.
ممکن است در حال حاضر مخاطبین جداگانه ای برای حساب های شخصی و خانگی داشته باشید. جمع آوری تمام اطلاعات برای یک نفر زیر یک تماس بسیار راحت تر است. شما همچنان قادر خواهید بود به هر آدرس جداگانه ایمیل ارسال کنید ، حتی با یک مخاطب.
6. میانبرهای دسترسی به مخاطبین
فراموش کردن مخاطبین یا نحوه دسترسی آسان به آن آسان است. بیایید یک میانبر ایجاد کنیم تا کار بسیار آسان تر شود:
- اولین کاری که باید انجام دهید این است که به تنظیمات خود بروید و سپس گزینه All Settings را انتخاب کنید.
- مطمئن شوید که میانبرها را در اولین برگه خود ، برگه General ، فعال کرده اید . می توانید میانبرهای صفحه کلید را در پایین صفحه پیدا کنید. مطمئن شوید که میانبرهای صفحه کلید را فعال کرده اید.
اکنون می توانید کلیدهای G و C را هنگام استفاده از Gmail برای باز کردن Google Contacts در یک برگه جدید فشار دهید. اکنون لازم نیست آن نماد را پیدا کنید یا نحوه ورود به Google Contacts را به خاطر بسپارید. فقط GC را در Gmail تایپ کنید ، صفحه مخاطبین شما به طور خودکار باز می شود.
مدیریت مخاطبین Google آسان است!
Google Contacts ممکن است برای اکثر افراد یک برنامه ساده برای ذخیره مخاطبین باشد ، اما دارای ویژگی های بسیاری است که می تواند آن را حتی مفیدتر کند. افزودن برچسب در زمان شما صرفه جویی می کند ، اشتراک گذاری مخاطبین ویژگی ای است که همه به آن احتیاج دارند ، و میانبرها در زمان صرفه جویی می کنند و جریان را حفظ می کنند. بنابراین Google Contacts می تواند همانطور که می خواهید مولد باشد.
اگر متوجه شدید که از Google Contacts کاملاً استفاده می کنید ، احتمالاً می خواهید هر چند وقت یکبار لیست مخاطبین خود را پاک کنید. مطمئن شوید که چگونه این کار را یاد گرفته اید و همراه با این نکات ، به زودی یک تجربه ایمیل سازنده تر خواهید داشت.
