به عنوان یک کارگر آزاد یا کارگر از راه دور ، ممکن است مجبور شوید در مناطق مختلف زمانی با مشتریان و همکاران خود کار کنید. با این حال ، این بدان معنا نیست که شما همیشه باید برای پاسخگویی در زمان واقعی در دسترس باشید ، حتی به قیمت از دست دادن تمرکز و تمرکز.
شما می توانید با پیاده سازی چندین استراتژی ، ضمن حفظ ارتباط روان با سایر ذینفعان ، از خستگی جلوگیری کنید. نحوه انجام این کار را با نکات و ابزارهای زیر بیابید.
1. بدون تصمیم گیری/اشتراک بازخورد
هنگامی که نیاز به بازخورد فوری یا پیگیری دارید ، به ارتباط لحظه ای نیاز خواهید داشت. برقراری ارتباط بیش از حد می تواند شما را از دردسر موجود در دسترس بودن دائمی برای پاسخ سریع نجات دهد. اگر تمام اطلاعات لازم را در اختیار مشتری یا همکاران خود قرار دهید ، آنها نیازی به پیگیری ندارند تا پیام شما را روشن کنند.
به همین دلیل ، از توضیح همه چیز در توضیحات کامل دریغ نکنید. گاهی اوقات ، بازخورد فوری مناسب یا کامل نیست. همچنین می تواند باعث سوء تفاهم شود. بازخورد تأخیری به شما کمک می کند تا از طغیان های غیر منطقی اجتناب کنید و به شما امکان می دهد پاسخ های متفکرانه تری ارائه دهید.
با برقراری ارتباط کامل و واضح با مشتریان و تیم خود ، از رفت و برگشت غیر ضروری اجتناب می شود. برنامه های آنلاین مختلفی برای یادداشت برداری وجود دارد ، مانند Supernotes. می توانید از آنها برای انجام تقریباً کامل پیام ها استفاده کنید.
شما و همکار خود می توانید پس از بررسی پاسخ های یکدیگر از طریق یادداشت ها و اسناد قابل اشتراک گذاری ، یادداشت هایی را بر روی یک فایل بگذارید.
2. از قبل برنامه ریزی کنید تا به تأخیر منطقی در زمان پاسخگویی اجازه دهید
برخی از پروژه ها و وظایف ممکن است نیاز به پاسخ فوری مشتریان یا اعضای تیم شما داشته باشند ، در حالی که پاسخ دیرهنگام ممکن است منجر به تاخیر پروژه شود. این یکی از دلایل اصلی این است که چرا بسیاری از افراد در هنگام کار از راه دور از ارتباطات بلادرنگ حمایت می کنند.
با این حال ، اگر بتوانید وظایف و کارهای فرعی را برنامه ریزی کنید ، ارتباط غیر همزمان نیز در این موارد امکان پذیر است. زمان کافی را برای ایجاد یک روند کاری تشدید کنید که به تیم شما اجازه می دهد با شرایط اضطراری برخورد کند. تفاوت منطقه زمانی را در نظر بگیرید و در طول تأخیر پاسخ ، کارهای مستقل را برنامه ریزی کنید.
ادغام برنامه تقویم با ابزارهای مدیریت وظیفه مانند آسانا مفید خواهد بود. بنابراین ، هر بار که یک رویداد ایجاد می کنید ، به روزرسانی در برنامه های مدیریت وظیفه در دسترس قرار می گیرد تا همه بتوانند آن را دنبال کنند.
3. ضبط صفحه/تخته سفید دیجیتال برای نشان دادن اشکالات
تصور کنید یک اشکال پیچیده در نرم افزار وجود دارد. اکنون ، شما باید کل ماجرا را از طریق نوشتن به یک تیم از راه دور توصیف کنید! ناگفته نماند که سوالات بین طرف دیگر ظاهر می شوند و شما گم می شوید.
با استفاده از برنامه های ضبط صفحه می توانید از همه این شرایط پیچیده جلوگیری کنید. اشکال نرم افزار را با استفاده از ضبط کننده صفحه نمایش رایگان مانند ActivePresenter یا Apowersoft نشان داده و ضبط کنید. همچنین می توانید برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی ، صوت خود را برای توصیف مسئله به صورت شفاهی قرار دهید.
همچنین می توانید از تخته های سفید آنلاین مانند Freehand برای توصیف اشکالات برنامه یا وب سایت استفاده کنید. این برنامه ها برای همکاری از راه دور خوب هستند. همکار شما می تواند روی پرونده وایت برد شما کار کند و یادداشت هایی را در آنجا بگذارد تا وقتی نوبت شما شد ، بتوانید آن را مرور کنید.
4. ایجاد گردش کار با دسترسی دیجیتالی با نظرات
هرچه بیشتر بتوانید نیاز به ارتباطات صوتی/تصویری را کاهش دهید ، همکاران و مشتریان بیشتر قادر خواهند بود بر آنچه واقعاً اهمیت دارد تمرکز کنند. در حال حاضر ، شما به راحتی می توانید یک جریان کاری دقیق از پروژه خود ایجاد کرده و آن را به صورت دیجیتالی در اختیار سایر افراد درگیر قرار دهید. برای انجام این کار ، می توانید از برنامه های همکاری مانند Jira استفاده کنید .
این برنامه های جامع علاوه بر پشتیبانی از گردش کار بصری وظایف شما ، به شما امکان می دهند نظرات خود را به کارها اضافه کنید. این نظرات به یافتن سریع اطلاعات مورد نیاز کمک می کند و بنابراین بحث ها را ساده می کند.
به عنوان مثال ، اگر مشتری نیاز به اطلاع از پیشرفت پروژه داشته باشد ، می تواند برای یافتن کارهای تکمیل شده ، نظر کار را بررسی کند. این کار آنها را از ارسال پیام برای شما نجات می دهد در حالی که فوراً اطلاعات مورد نیاز را در اختیار آنها قرار می دهید.
5. ایجاد و تعریف اسپرینت برای پروژه ها
اگر شما عضوی از تیمی هستید که از یک کار چابک یا ناخوشایند پیروی می کند ، می دانید که همکاری و ارتباط در زمان واقعی بخشهای ضروری کار شما هستند. با این وجود ، می توانید وابستگی به ارتباطات فوری را با تعریف صحیح دو سرعت ها کاهش دهید.
هنگام ایجاد یک مسابقه دو سرعته ، مطمئن شوید که به س questionsالات واضح مانند اهداف یا اهداف ، نقشه راه ، منابع ، کارهای عقب افتاده ، ظرفیت ، روند کار ، مهلت ها و غیره پاسخ می دهید. بنابراین ، تعیین کنندگان این س questionsالات را از شما نمی پرسند و بلافاصله شروع به کار می کنند.
همچنین می توانید از ابزارهای مختلف مدیریت پروژه رایگان Scrum مانند iceScrum کمک بگیرید . این برنامه ها به تیم شما اجازه می دهد تا با حداقل نیاز به پاسخ فوری ، به طور مثر کار کند.
6. ضبط جلسات را پخش کنید تا خستگی جلسه ویدیویی را به حداقل برسانید
گاهی اوقات ، عضویت در یک تیم از راه دور به معنای شرکت در مجموعه ای از جلسات برای جبران فاصله فیزیکی است. این می تواند منجر به وضعیتی به نام خستگی زوم شود که برای بهره وری شما خوب نیست. در عوض ، می توانید بر روی کانالهای ارتباطی متمرکز تمرکز کرده و درخواستهای جلسه را در حین کار متمرکز رد کنید.
شرکت در جلسات برای بحث های استراتژیک یا برنامه های متمرکز ضروری است. با این وجود ، برای حل اکثر مسائل باقی مانده می توانید به ارتباطات متنی وابسته باشید. جدا از این ، ضبط جلسات باید اجباری باشد.
بنابراین ، هر کسی که آن را از دست داد می تواند ضبط را به راحتی برای بینش بررسی کند و ممکن است بعداً به بحث افزوده شود. می توانید از VLC برای ضبط جلسات Zoom یا از ویژگی ضبط Google Meet برای ضبط جلسات Meet استفاده کنید. هر دوی این برنامه ها رایگان هستند ، بنابراین هزینه اضافی برای شما ندارند.
7. استفاده از تقویم دیجیتال به روش صحیح با مسدود کردن زمان
یکی از دلایل اصلی انتخاب ارتباطات غیر صوتی ، داشتن اوقات فراغت بی وقفه است. اگرچه این به ما کمک می کند پیشرفت قابل توجهی در یک پروژه یا کار داشته باشیم ، اما مردم مانند تقدیم یک جلسه یا ارائه ، آن را در تقویم علامت گذاری نمی کنند. در نتیجه ، سایر اعضای تیم معمولاً هیچ سرنخی در مورد آن ندارند.
با این حال ، می توانید زمان را برای برخی کارهای عمیق در تقویم خود مشخص کنید تا دیگران از آن مطلع شوند. فضای خالی تقویم به این معنی است که شما برای جلسه یا پیام کوتاه آزاد هستید. اگر زمان را در تقویم مسدود کنید ، آنها از برنامه ریزی جلسات یا ارسال پیامک برای شما در آن زمان خودداری می کنند.
می توانید از ابزارهای تقویم رایگان مانند تقویم Google یا TeamUp برای مسدود کردن زمان خود استفاده کنید. بنابراین ، دیگران ملاحظه خواهند کرد و بیشتر به ارتباطات آنلاین مانند ایمیل و کانالهای بحث پروژه وابسته خواهند بود.
ارتباطات همیشه نباید آنی باشد
در حالی که در خانه یا بخشی از یک تیم ترکیبی کار می کنید ، ارتباطات در زمان واقعی می تواند بر شما تأثیر بگذارد.
این نکات و ابزارها را برای برقراری ارتباط آنلاین امتحان کنید تا بیش از حد تحت فشار قرار نگیرید. از آنجا که اینها به شما اجازه می دهند بدون وقفه کار کنید ، افزایش بهره وری روزانه خود را مشاهده خواهید کرد.
