با تیم های مایکروسافت ، اعضای تیم از راه دور می توانند به طور یکپارچه با هم کار کنند و بهره وری را افزایش دهند.
با این حال ، یک رهبر تیم باید بر استفاده از این پلت فرم نظارت کند تا از هرگونه شرایط غیر منتظره مانند نشت داده ها و دسترسی غیر مجاز جلوگیری کند. نحوه مدیریت تیم های Microsoft برای تیم های راه دور را بیاموزید.
1. استراتژی ایجاد تیم و نامگذاری
همه ذینفعان اصلی باید بتوانند تیم جدیدی در تیم های مایکروسافت ایجاد کنند . اما ، این ویژگی نباید برای همه قابل دسترسی باشد. اجازه ایجاد تیم را به سرپرستان ، مدیران یا افرادی که نیاز به دسترسی دارند محدود کنید.
مگر اینکه هدف یا عملکرد یک تیم را بشناسید ، مدیریت آنها دشوار می شود. بنابراین ، یک نامگذاری موثر در فهرست فعال Azure خود داشته باشید.
کنوانسیون نامگذاری به سبک یا ساختار ثابتی برای نامگذاری اشاره دارد که هر تیمی از آن پیروی خواهد کرد. این سبک نامگذاری به شما کمک می کند توضیحات تیم ، عملکرد ، منطقه جغرافیایی ، نام خالق و غیره را بدانید.
2. یک چرخه حیات برای داده ها و پیام ها تعریف کنید
داشتن یک سیاست حفظ داده های سفارشی برای هر تیم ضروری است. بنابراین ، می توانید پیام ها را برای یک بازه زمانی ثابت ذخیره کنید ، و متن ها به طور خودکار پس از آن زمان که نیازی به آنها ندارید ناپدید می شوند. پروژه های خود را تجزیه و تحلیل کنید و بر این اساس زمان نگهداری پیام را تعیین کنید.
شما باید با تعریف چرخه زندگی ، فرآیند مشابهی را برای داده های تیم خود اعمال کنید. طبق گفته مایکروسافت ، چرخه زمانی شروع می شود که شما یک تیم ایجاد کرده و یک کانال راه اندازی کنید. اواسط چرخه زمانی است که تیم به طور فعال همکاری می کند. پایان چرخه به این معنی است که یک تیم پس از انجام وظایف مورد نظر خود به پایان عمر خود رسیده است.
3. دسترسی خارجی را تنظیم کنید
تنظیم پیش فرض تیم های مایکروسافت به تیم های اعضای دیگر سازمان ها اجازه می دهد تا به داده های ارتباطی دسترسی داشته باشند. همچنین به شما امکان می دهد جلساتی را با طرفهای خارجی که از Teams یا Zoom استفاده می کنند تنظیم کنید.
از این تنظیمات برای کنترل افرادی که می توانند به داده های سازمانی شما دسترسی داشته باشند استفاده کنید. برای کنترل دسترسی می توانید یک دامنه خاص را در فهرست بلاک قرار دهید یا برخی از دامنه ها را رفع انسداد کنید.
در حالی که دسترسی خارجی برای سایر اعضای سازمان شما است ، دسترسی مهمان به اجازه افراد خارج از شرکت شما برای دسترسی به داده های تیم اشاره دارد. اگر کار شما شامل همکاری نزدیک با مشتریان یا شرکای شخص ثالث است ، ممکن است این ویژگی را تا حد محدودی فعال کنید.
4. با سیاست جلسه و پیامک بیایید
تیم های مایکروسافت پلتفرمی برای ارتباطات حرفه ای است و هرچه شخصی آن کمتر باشد ، بهتر است. ایجاد خط مشی برای پیام رسانی و ملاقات مطابق با استانداردهای سازمانی.
کنترل یا ممنوعیت استفاده از برچسب ها ، GIF ها و میم هایی که حرفه ای نیستند. همچنین می توانید به سیستم رتبه بندی محتوا اجازه دهید هرگونه محتوای مزاحم را پیدا کند.
همچنین ممکن است به کاربران اجازه دهید هر پیام ارسال شده را ویرایش یا حذف کنند ، اما به خاطر داشته باشید که ممکن است لازم باشد پیام اصلی را مجدداً ردیابی کنید. ضبط و رونویسی جلسات تیم ها نیز امکان پذیر است.
با این حال ، این ویژگی ها را تحت خط مشی شرکت در نظر بگیرید و اگر تصمیم به انجام این اقدامات دارید ، به وضوح به همه شرکت کنندگان اطلاع دهید. شما همچنین باید دسترسی مستقیم به جلسات را فقط برای اعضای تیم فراهم کنید و مهمانان باید پس از تأیید به آنها بپیوندند.
5. ادغام برنامه شخص ثالث را تنظیم کنید
به عنوان رهبر تیم ، باید از ویژگی یکپارچه سازی یکپارچه شخص ثالث تیم های مایکروسافت خوشحال باشید. اما این واقعیت که هر عضوی می تواند یک برنامه پشتیبانی شده را ادغام کند می تواند برای شما نگران کننده باشد. شما باید کانال های Microsoft Teams را تمیز و ایمن نگه دارید.
برای این کار ، باید فقط یک لیست خاص از برنامه های شخص ثالث را برای یکپارچه سازی مجاز کنید. برای مدیریت برنامه های تیم هایی که می خواهید برای همکاران خود مجاز کنید ، می توانید از صفحه مدیریت برنامه ها در مرکز سرپرستی تیم های Microsoft دیدن کنید. در آنجا ، می توانید تجربه برنامه شخص ثالث را برای کاربران جداگانه تغییر دهید.
6. ممیزی تماس ها و پیام ها
سرپرستان تیم های مایکروسافت می توانند سابقه تماس 30 عضو را در 30 روز گذشته بررسی و بررسی کنند. می توانید از داده های سابقه تماس افراد ، ترافیک ، هدست ، کیفیت شبکه و غیره برای حل مشکلات ارتباطی استفاده کنید.
همچنین می توانید به داده های روند کیفیت تماس 90 روز گذشته در پرتال قدیمی Skype for Business دسترسی داشته باشید تا نمای کلی از عملکرد شبکه را دریافت کنید.
7. یک قانون برای طبقه بندی داده ها تنظیم کنید
طبقه بندی داده ها روشی است که اطلاعات مهمی را در مورد سطح حساسیت داده ها در اختیار شما قرار می دهد. با این طبقه بندی ، می توانید محل داده های حساس ، عوامل خطر آن و نحوه استفاده اعضای تیم از داده ها را بدانید. برای اینکه این اطلاعات را به راحتی از طریق طبقه بندی بدانید ، یک طرح طبقه بندی داده ها را تنظیم کنید.
این مجموعه قوانین به وضوح گزینه های موجود را برای کاربران نهایی توضیح می دهد. بنابراین ، قوانین را به زبانی قابل فهم تنظیم کنید. قوانین طبقه بندی را برای همه تیم های مایکروسافت اعمال کنید.
پس از ایجاد طرح طبقه بندی ، می توانید پیشگیری از اتلاف داده (DLP) ، برچسب های نگهداری و غیره را ایجاد و پیاده سازی کنید.
8. امنیت سفارشی و قوانین اشتراک گذاری لینک
اعضای تیم شما برای آزادی منابع جدید نیاز به آزادی دارند ، اما این نباید امنیت داده ها را به هر قیمتی به خطر اندازد. شما می توانید با سفارشی سازی تنظیمات امنیتی تیم های مایکروسافت با توجه به سطح محرمانه بودن پروژه ، راه حلی مناسب برای این مشکل ارائه دهید.
بسته به هدف داده ها ، حتی می توانید محدودیت های بیشتری مانند غیرفعال کردن اشتراک گذاری پیوند اضافه کنید. از آنجا که Teams یک پلتفرم یکپارچه است که با سایر برنامه های Microsoft 365 ادغام شده است ، برای انجام پیکربندی در چندین مرکز سرپرستی ، باید سطوح مختلف مجوز را طی کنید.
هنگام مدیریت تنظیمات ، اهمیت هر تیم را برای تنظیمات مناسب در نظر بگیرید.
9. تیم خود را در زمینه خط مشی تیم های MS آموزش دهید
بعید است که یکی از اعضای تیم به تنهایی بهترین راه را برای استفاده حداکثری از تیم های مایکروسافت پیدا کند. بنابراین ، برای کشف و رشد با استفاده از این پلت فرم ، باید همکاری کنید. این که آیا تیم شما برای اولین بار از تیم ها استفاده می کند یا مدتی است ، یک جلسه تمرین منظم مفید خواهد بود.
در آنجا ، افراد می توانند تجربیات خود را در تیم های مایکروسافت با دیگران به اشتراک بگذارند. آنها همچنین می توانند در مورد مسائل قبلی با تیم ها و نحوه برخورد موثر آنها با آنها صحبت کنند. همچنین می توانید پیشنهادات آنها را یادداشت کرده و پیشنهادهای ممکن را اجرا کنید.
همکاری تیم بدون زحمت
استفاده مناسب از ابزارها کلید موفقیت هر تیم یا پروژه ای است. بنابراین ، این وظیفه رهبر تیم است که مجموعه ای از قوانین را که شیوه ارتباط و همکاری اعضا را سازماندهی می کند ، اجرا کند.
نکات بالا به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که تیم شما از برنامه تیم ها برای ارتباط تیم سازنده استفاده می کند.
