ابزارهای فضای کاری مجازی مانند Slack و Teams می‌توانند فوق‌العاده مفید باشند، هم برای کسانی که در دفتر کار می‌کنند و نیاز به ارسال سریع پیام یا ترتیب جلسه دارند، و به ویژه برای کسانی که از راه دور کار می‌کنند و باید با همکاران خود در تماس باشند. با افزایش کار از راه دور، تعداد بیشتری از کارکنان اداری بخش قابل توجهی از روز خود را صرف این ابزار می کنند. با این حال، اگر از اینها استفاده می‌کنید، باید بدانید که کاری که در این سیستم‌ها انجام می‌دهید خصوصی نیست – به احتمال زیاد توسط رئیس شما قابل مشاهده است. حتی مکالمات خصوصی ممکن است آنقدرها که فکر می کنید خصوصی نباشند.
سستی
برنامه‌هایی مانند Slack، Teams و دیگر پلت‌فرم‌های رایج همکاری تجاری از طریق مجوزهای سرپرست ساختار یافته‌اند. به عبارت دیگر، با مجوزهای مناسب، رئیس شما می تواند کنترل زیادی بر پلتفرم و آنچه روی آن اتفاق می افتد داشته باشد. و اگر مدیری به IT برود – خوب، می‌تواند بخواهد تقریباً هر چیزی را که در برنامه اتفاق می‌افتد ببیند.
Slack می‌تواند داده‌های ارتباطی را برای شرکت‌ها در صورت درخواست برای برنامه‌های سطح پایین صادر کند، و برنامه‌های سطح بالاتر می‌توانند به مدیریت شرکت توانایی دسترسی مستقیم به اطلاعات را بدهند. سرپرستان دارای مجوز می توانند مواردی مانند:
- هر پیامی که به هر طریقی بر روی پلتفرم ارسال شده است، از جمله امکان جستجوی یک بازه زمانی خاص یا کلمات خاص ( کانال های خصوصی یا عمومی در این مورد مهم نیست).
- وضعیت فعلی هر کارمند در پلت فرم.
- داده های کلی در مورد نحوه استفاده کارمندان از پلتفرم، نوع فایل هایی که به اشتراک گذاشته می شوند و غیره.
Slack پیام‌ها را حذف نمی‌کند، اما ممکن است نحوه جستجوی پیام‌ها توسط شرکت‌ها را محدود کند یا به کارفرمایان اجازه دهد تصمیم بگیرند چقدر پیام‌ها ذخیره شوند. برای اشتراک های سطح بالای Enterprise Slack، کارفرمایان می توانند تقریباً به هر چیزی نگاه کنند تا زمانی که Slack استفاده شده است.
بزرگنمایی
زوم در طول رونق کار از راه دور بسیار تغییر کرد و به طور کلی به مرور زمان برای حفظ حریم خصوصی کارکنان مفیدتر شد. این برنامه به شما اجازه می دهد تا حساب های تجاری و شخصی را جدا کنید، که همیشه ایده خوبی است. همچنین می‌توانید به‌جای ابر، جلسات Zoom را مستقیماً روی دسکتاپ خود آپلود کنید، که برخی از گزینه‌های حفظ حریم خصوصی را برای ویدیوهای خاص اضافه می‌کند. با این حال، نسخه تجاری Zoom به سرپرستان اجازه می دهد کارهایی مانند:
- هر پیام چت ارسال شده بین کارمندان را از طریق رونوشت ذخیره شده پس از جلسه بخوانید.
- این توانایی خاص بخشی از ویژگی بایگانی جلسه Zoom است که باید با تماس با پشتیبانی زوم فعال شود. به شرکت کنندگان در جلسه باید اطلاع داده شود که جلسه در حال بایگانی است و یک اعلان خاص برای اطلاع دادن به شرکت کنندگان وجود دارد که پیام های چت آنها نیز در حال بایگانی است.
- جلسات بارگذاری شده در ابر در حساب تجاری را مرور کنید.
- ببینید چه زمانی جلسات برگزار می‌شود ، چه کسانی در آنها حضور دارند، و چه زمانی شرکت‌کنندگان به جلسات می‌پیوندند یا آنها را ترک می‌کنند.
در یک نقطه، زوم دارای ویژگی معروف به "ردیابی توجه حاضرین" بود. این ویژگی اساساً به میزبان‌های جلسه اجازه می‌دهد تا بدانند شرکت‌کنندگان احتمالاً روی جلسه متمرکز نیستند زیرا پنجره برنامه Zoom فعال نیست. شایان ذکر است که زوم این ویژگی را از 2 آوریل 2020 حذف کرده است .
تیم ها
تیم های مایکروسافت به تعداد زیادی از کارفرمایان اجازه ردیابی را می دهد، بسته به اینکه روسای چقدر می خواهند ببینند. به طور کلی، اگر کاری را در Teams انجام می‌دهید، کارفرمای شما در صورت تمایل می‌تواند آن را ببیند – اصلاً حریم خصوصی تضمین‌شده زیادی وجود ندارد. با راه اندازی مناسب، روسا این توانایی را دارند که:
- همه چت ها، تماس ها و جلسات را در هر کانالی دنبال کنید.
- وضعیت کارمندان را ردیابی کنید، از جمله مدت زمانی که در Teams فعال هستند و چه مدت دور هستند.
- برنامه‌ها و ابزارهای Teams را که کارکنان استفاده می‌کنند (در Teams) ببینید.
Google Workspace
اگر کارفرمایان مایل به پرداخت هزینه باشند، در Google Workspace نیز قدرت جاسوسی باورنکردنی دارند. برنامه های سطح بالا به سرپرستان اجازه می دهد به "Vault" دسترسی داشته باشند که تقریباً همه چیز را در خود جای داده است. یعنی کارفرمایان می توانند:
- محتوا را از Google Drive، Groups، Chat، Voice Chat، Classic Hangouts و Google Meet جستجو کنید.
- جستجوی محتوای ارسال شده از طریق حساب‌های متصل در Gmail (که شامل پیش‌نویس ایمیل‌هایی است که ارسال نشده‌اند).
- زمان‌ها و فعالیت‌های ورود به سیستم را پیگیری کنید.
- نحوه ایجاد و ارسال محتوا توسط کاربران را پیگیری کنید.
Bossware اضافی
برنامه های همکاری تجاری تنها آغاز راه هستند. یک زمینه کامل نرم افزار اضافی وجود دارد که به عنوان bossware یا tattleware شناخته می شود، که کارفرمایان می توانند از کارگران درخواست نصب کنند. این شامل ابزارهایی مانند Hubstaff، InterGuard، Teramind و TimeCamp است.
ابزارهایی مانند این می‌توانند برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی را که استفاده می‌کنید و مدت زمانی که از آنها استفاده می‌کنید نظارت کنند، و حتی داده‌هایی را در مورد نحوه استفاده از رسانه‌های اجتماعی – از جمله آنچه در حساب‌های شخصی‌تان تایپ می‌کنید، جمع‌آوری کنند. تایمرها و استثناها را می توان ایجاد کرد، بنابراین کارفرمایان می توانند این نرم افزار نظارت را به طرق مختلف سفارشی کنند. سایر برنامه‌ها مانند Hubstaff می‌توانند از دسکتاپ شما اسکرین‌شات بگیرند، در حالی که Teramind می‌تواند در صورت درخواست ضبط‌های بی‌درنگ انجام دهد. و اکثر Bossware ها حداقل می توانند حرکت ماوس و ضربه های کلید را ردیابی کنند تا ببینند شما چقدر "فعال" هستید.
اگر به نظر می رسد که می تواند تهاجمی یا مضر باشد، خوب، به نظر می رسد مرکز دموکراسی و فناوری موافق است. آنها هشدار داده اند که Bossware می تواند برای سلامتی کارمند خطرناک باشد.
ترکیب bossware و AI
یک جنبه وحشتناک جدید از bossware که در حال افزایش است، ترکیب این ابزارهای نظارتی با هوش مصنوعی برای زیر نظر گرفتن دقیق تر کارگران و پیش بینی افرادی است که ممکن است ناراضی باشند یا در جستجوی شغل باشند. داده‌های جمع‌آوری‌شده درباره کارهایی که کارمندان در طول روز کاری خود انجام می‌دهند، با توانایی‌های پیش‌بینی هوش مصنوعی ترکیب می‌شوند تا « نمرات ریسک » را به کارمندان ارائه دهند. ابزارهایی مانند RemoteDesk، Veriato و Perceptyx همگی از درجه‌ای از هوش مصنوعی برای تبدیل داده‌های کارمندان به پیش‌بینی درباره نحوه رفتار آن کارمندان در آینده استفاده می‌کنند.
و در حالی که این ابزارها ممکن است برای درجه ای از ارزیابی ریسک معقول استفاده شوند، مانند بررسی الگوهای فعالیت مشکوک که می تواند نشان دهنده اختلاس یا کلاهبرداری باشد، آنها همچنین می توانند برای پیش بینی رفتار کاملا قانونی و معقول مانند علاقه به تشکیل یا پیوستن به اتحادیه یا عضویت در اتحادیه استفاده شوند. حتی به دنبال شغل دیگری یک رئیس بد ممکن است تصمیم بگیرد کارمندی را که به نظر آنها ناراضی است و به دنبال ترک آن است را اخراج کند، یا ممکن است نخواهند کارگران خود را جعل کنند که به یک اتحادیه می پیوندند و برای شرایط کاری بهتر تلاش می کنند.
افزودن هوش مصنوعی به bossware هیچ چیز اضافی را از شما به عنوان یک کارمند قابل مشاهده نمی کند – کارفرمای شما همچنان همان داده ها مانند محتوای ایمیل ها و پیام های شما را می بیند. اما خطر این است که از هوش مصنوعی برای برون یابی الگوها استفاده شود، به عنوان مثال برجسته کردن کارمندانی که از شغل خود ناراضی به نظر می رسند بر اساس نحوه بیان خود در ایمیل هایشان.
آیا این کار قانونی است؟
به طور کلی، بله. برخی از ایالت‌ها از کارفرمایان می‌خواهند که به کارمندان اخطار کتبی ارائه کنند که تحت نظارت قرار خواهند گرفت، اما حتی این هنوز رایج نیست. تا زمانی که یک کارفرما با هدف قرار دادن کارمندان خاص برای نظارت، تبعیض قائل نشود و کارمندان را دور از ساعات کاری زیر نظر نگیرد، در حال حاضر هیچ رجوع قانونی وجود ندارد .
برخی از ایالت‌ها محدودیت‌های قانونی را برای Bossware در نظر می‌گیرند. به عنوان مثال، نیویورک در حال حاضر قانونی را در کمیته سنا پیشنهاد کرده است که Bossware را محدود می کند و شرکت ها را ملزم به انجام ممیزی سوگیری می کند تا بررسی کنند که آیا ابزارها علیه گروه خاصی از افراد تبعیض آمیز هستند یا خیر. Bossware همچنان در طول ساعات کاری طبق قانون مجاز خواهد بود، اما تنها در صورتی که به حداقل تهاجمی ترین روش ارائه شود و بتوان نشان داد که در خدمت یک هدف تجاری مشروع است. اگرچه این قانون هنوز اجرایی نشده است و هنوز راه زیادی در پیش دارد.
شایان ذکر است که کارفرمایان باید از قوانین حفظ حریم خصوصی ایالتی و قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها مانند مقررات حفاظت از داده های عمومی در اتحادیه اروپا برای کارگران اروپایی پیروی کنند. آنها همچنین باید از قوانین ضد تبعیض پیروی کنند، بنابراین اگر بتوان ثابت کرد که Bossware بر گروه‌های خاصی از کارمندان بیشتر از دیگران (از نظر ویژگی‌های محافظت شده قانونی مانند سن، جنس یا نژاد) تأثیر می‌گذارد، این غیرقانونی خواهد بود.
با این حال، در عمل، هنوز محدودیت‌های قانونی زیادی در مورد bossware وجود ندارد و به نظر نمی‌رسد به زودی در بسیاری از ایالت‌ها وجود داشته باشد.
در این مورد چه کاری می توانم انجام دهم؟
هیچ چیز در برنامه های همکاری تجاری شما خصوصی نیست. از این قانون پیروی کنید و نباید نگرانی زیادی در مورد آن داشته باشید. اگر روسای شما فعالانه وضعیت و فعالیت شما را به عنوان راهی برای اندازه‌گیری بهره‌وری شما ردیابی می‌کنند، راه‌هایی برای عقب نشینی از این موضوع وجود دارد، مانند اطمینان از اینکه وضعیت مایکروسافت تیم‌های شما همیشه فعال است یا استفاده از ماوس برای شبیه‌سازی فعالیت ماوس وقتی AFK هستند. در مورد bossware مخصوصاً تهاجمی، در حال حاضر گزینه‌های زیادی وجود ندارد، به جز در نظر گرفتن اینکه آیا کار ارزشش را دارد و گزینه‌های دیگر شما چه می‌تواند باشد.
