داشتن مهلت های ملاقات بخشی از زندگی روزمره برای اکثر ماست. ممکن است به دلیل تکلیف کالج ، پروژه ای در محل کار یا اظهارنامه مالیاتی برای تکمیل داشته باشید. در هر صورت ، همه اینها تاریخ پایانی دارند که برای رسیدن به آن تلاش می کنید.
در بیشتر موارد ، مهلت ها به شما فشار می آورند تا کارها را انجام دهید. با این حال ، اگر می خواهید از آن به نفع خود استفاده کنید و زمان خود را بهتر سازماندهی کنید ، مهلت های ملایم می تواند ترفند باشد.
تفاوت مهلت نرم و سخت
در بیشتر مواقع ، مهلت هایی برای ما تعیین می شود. رئیس یا مربی شما تاریخ تکمیل یک کار نهایی را به شما می دهد و بعد از این مدت نمی توانید هیچ گونه بازنگری انجام دهید. این مهلت سختی است و اجماع این است که در صورت عدم رعایت آن عواقبی به دنبال خواهد داشت.
در نهایت ، همه چیز به یک مهلت سخت نیاز دارد زیرا به این معنی است که همه چیز به پایان می رسد ، و باید نقطه ای باشد که یک کار به پایان برسد. آنها انتظارات واضحی را از مقام برتر خود به شما ارائه می دهند و به شما این استقلال را می دهد که از آن چارچوب زمانی که مناسب می دانید استفاده کنید.
وقتی افراد تحت فشار هستند کارهای بیشتری انجام می دهند و مهلت ها راهی عالی برای استفاده از این پدیده است. به همین دلیل است که مردم در روزهای پایانی یا ساعات پایانی تا تاریخ پایان کار بیشتری انجام خواهند داد. به عنوان مثال ، اگر مجبور باشید یک کار را در مدت دو ماه ارسال کنید ، بعید است در همان ماه اول کارهای زیادی انجام دهید.
به همین دلیل است که مهلت های سخت می تواند بی ثمر باشد. بدون فشار کافی ، ممکن است در نهایت زمان زیادی را هدر دهید و برای تکمیل کار خود در آخرین دقیقه عجله کنید و از سایر مسئولیت ها غفلت کنید. همچنین می تواند استرس زا باشد.
از سوی دیگر ، مهلت های نرم قبل از مهلت سخت تعیین می شوند ، با این فرض که شما پروژه خود را با گذشت زمان به پایان می رسانید. به عنوان مثال ، اگر مهلت سخت دو ماه است ، مهلت نرمال شما ممکن است سه هفته قبل باشد.
شما می توانید مهلت های شخصی خود را ایجاد کنید ، و با استفاده از این رویکرد به شما انگیزه کافی می دهد تا کار را بدون استرس در آخرین لحظه انجام دهید.
مزایای استفاده از مهلت های نرم
تعیین مهلت نرم به این معنا نیست که به طور خودکار کار می کند. برای اینکه بتوانید از آنها استفاده کنید ، باید به آن متعهد باشید. اگر قصد دارید آنها را به نفع مهلت سخت نادیده بگیرید ، ایجاد آنها فایده ای ندارد.
با این حال ، اگر به درستی انجام شود ، مهلت های شخصی می تواند مزایای زیادی را به همراه داشته باشد:
- بهبود مدیریت زمان و اتلاف وقت کمتر
- پاسخگویی بیشتر به سایر مسئولیت های خود
- سازماندهی بهتر با پروژه های شما
- احساس مالکیت بر زمان و کار شما
- اعتماد به نفس ایجاد می کند
- دستیابی سریعتر با زمان تفکر خلاق
هنگامی که مهلت مقرر را رعایت کردید ، وقت دارید که کارهای خود را قبل از واگذاری ، اصلاح کرده و زمان زیادی را تنظیم کنید. بعلاوه ، شما انعطاف پذیری لازم برای ارائه آن را هنگامی دارید که از نتیجه راضی هستید و به فوریت های دیگری که پیش می آید رسیدگی می کنید.
چگونه می توان مهلت های نرم را به طور موثر تعیین کرد
بنابراین ، چگونه می توانید یک مهلت نرم تنظیم کنید؟ نکته اصلی این است که یک چارچوب زمانی واقع بینانه در ذهن داشته باشید ، که بدانید با اطمینان می توانید ملاقات کنید. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که به مهلت سخت نزدیک نیست.
پارامتر ایده آل برای تعیین مهلت مقرر ، کسر 25٪ زمان از مهلت سخت است ، اما بسته به محدودیت های شما می تواند متغیر باشد. برخی از مواردی که باید مورد توجه قرار گیرد عبارتند از:
- اگر پروژه های دیگری دارید و حجم کار دیگر شما چقدر سنگین است
- مهلت سخت چقدر فاصله دارد؟
- نقطه شیرین شما برای فشار مولد چیست
- اگر با افراد دیگر بر روی پروژه کار می کنید ، چگونه می توانید در این مورد کار کنید؟
- پروژه شما چقدر بزرگ یا کوچک است
پس از دریافت این پاسخ ها ، می توانید عملی ترین تاریخ تکمیل شخصی را دقیق مشخص کرده و شروع کنید.
برای اطمینان از پایبندی به پست هدف شخصی خود ، باید نحوه مدیریت آن را شرح دهید. Trello یک برنامه ایده آل برای این کار است ، زیرا از یک طرح برد ساده استفاده می کند که می توانید آن را متناسب با نیازهای خود تغییر دهید.
هنگامی که فضای کاری Trello خود را ایجاد کردید ، نوار کناری را باز کرده و در زیر صفحه های خود ، روی علامت Plus کلیک کنید تا یک برد جدید ایجاد شود . می توانید با یک الگو شروع کنید ، اما یک صفحه خالی خوب است.
هنگامی که هیئت مدیره خود را نامگذاری و ایجاد کردید ، باید با ایجاد یک لیست جدید برای هر هفته ، زمان خود را بین اکنون و مهلت نرم افزاری خود به هفته تقسیم کنید:
- روی افزودن لیست دیگر کلیک کنید
- در لیست اول ، جایی که روی آن نوشته شده است عنوان لیست را وارد کنید ، هفته 1 را تایپ کنید
- این مراحل را برای هفته هایی که در برنامه خود دارید تکرار کنید
اکنون می توانید طرح بندی کنید که در هر هفته چه جنبه هایی از پروژه را تکمیل می کنید. برای انجام این کار ، افزودن کارت زیر هفته مورد نظر خود را انتخاب کنید ، عنوان این کارت را وارد کرده و روی افزودن کارت کلیک کنید.
هر مرحله از پروژه خود را که باید روی آن کار کنید تقسیم کنید. به عنوان مثال ، اگر از یک برنامه زمانی سه هفته ای پیروی کنید ، هفته اولیه باید به برنامه ریزی و ایجاد ایده اختصاص داده شود ، دومی باید برای اجرای آن طرح ها و طرح ها باشد ، و سوم باید برای تنظیم دقیق باشد.
اگر می خواهید همه کارهای خود را در یک مکان نگه دارید ، می توانید با کلیک روی کارتی که می خواهید ویرایش کنید و پیوست ها را انتخاب کنید ، فایل هایی را در هر کارتی که در Trello ایجاد می کنید بارگذاری کنید. همچنین می توانید چک لیست ایجاد کرده و Dates را اضافه کنید.
از ضرب الاجل به نفع خود استفاده کنید
اکنون مهلت نرم افزاری خود را دارید ، می توانید خیالتان راحت باشد و بدانید که کار با وقت اضافی به پایان رسیده است. بهترین بخش این است که شما اکنون می توانید انتخاب کنید که با آن فضای اضافی چه می کنید.
استفاده از مهلت های نرم به عنوان یک تمرین منظم در کار شما را قادر می سازد تا سازماندهی بهتری داشته باشید و فقط در صورت بروز هرگونه مشکل در روزها یا ساعات پایانی ، شما قبلاً تحت پوشش هستید.
